PowerPointはプレゼンテーションのオールラウンドプレーヤー

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見やすい資料で効果的なプレゼンを

プレゼンテーションソフトの代表格であるPowerPointは、プレゼンテーション用資料の作成だけに使うソフトではありません。情報やアイデアを出す準備段階から発表本番まで、どのシーンでも幅広く利用できる機能が揃っています。

プレゼンテーションの資料を作成する流れに沿って、各シーンで使うPowerPointの機能を見ていきましょう。各項目をクリックすると、さらに具体的な内容が表示されます。

1. プレゼンテーションの骨格を作る

いきなりスライドを作りこみ始めるのではなく、プレゼンテーションの目的を達成するために必要なデータやアイデアをアウトライン領域やワープロソフトなどに書き出して出して整理することから始めましょう。
どんな順番で何を伝えていくのといったプレゼンテーションの骨格をしっかり固めておくと、その後のスライド作成がぐんと楽になります。


2. スライドの文字を見やすくする

プレゼンテーションの骨格が決まったら、スライドに文字を入力します。スライドに入力する文字は短時間で読めるように、簡潔な箇条書きにするのが基本です。また、プレゼンテーションを行う会場の大きさやスタイルに合わせて、文字のサイズやフォントを整えます。


3. スライドに表やグラフ、画像を入れる

プレゼンテーションは、短時間で相手を説得することが目的です。それには、表やグラフ、図表など、伝えたいことが瞬時にわかるツールが欠かせません。たくさんの情報を整理するなら「表」、数値の全体的な傾向を示すなら「グラフ」、物事の関係性を示すなら「図表」、実物を具体的に示すなら「写真」といったように、用途に合わせて各ツールを使い分けます。



4. スライド全体の見栄えを整える

どれだけスライドの内容が充実していても、スライドごとに文字のサイズやフォントがばらばらでは統一感のあるスライドとは言えません。すべてのスライドに共通した書式は「スライドマスター」を使って、まとめて変更しましょう。また、「テーマ」機能を使って、プレゼンテーション全体を象徴する色や模様などを設定するのも効果的です。


5. スライドに動きを付ける

プレゼンテーション本番で聞き手を飽きさせない工夫も必要です。スライドの内容が完成したら、「画面切り替え」効果や「アニメーション」などの動きを付けるといいでしょう。ただし、これらの動きは必ず必要なわけではありません。動きを付けようかどうか迷ったときは、付けないという判断も時には必要です。


6. スライドを仕上げる

スライド作成の仕上げとして、目次やスライド番号を設定します。


7. プレゼンテーションのリハーサルを行う

プレゼンテーション本番は誰でも緊張するものです。プレゼンテーションの本番までに、何度も繰り返してプレゼンテーションの練習を行うことが緊張を和らげるコツです。PowerPointには「リハーサル」機能が用意されており、時間を測定しながら、スライドを切り替えるタイミングを確認したり、話し言葉で実際に説明して練習できます。


8. スマートにプレゼンテーションを実行する

さぁ、いよいよプレゼンテーション本番です。練習した成果を十分に発揮しましょう。「スライドショー」で使える便利な機能を覚えておくと、PowerPointを使いこなしたスマートな発表者の印象を残せます。




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※OSやアプリ、ソフトのバージョンによっては画面表示、操作方法が異なる可能性があります。