会議の基本を抑えておく
進行役がどんなに努力したとしても会議で成果を出し、有意義なものにするには、3つの基本を必ず押さえておくことを覚えておきましょう。1.会議の目的を明確にする
会議には毎回必ず目的を持ち、それを全員で握ること。たとえ、それが進捗確認の定例ミーティングだったとしても、必ず「何を持って会議が成功とみなすか」の目的を具体化しましょう。「異なる意見をできるだけ出す」「1つの結論を出す」「会議の時間を短縮する」など具体的に目的を明言化しましょう。
2.議題を用意する
準備のない会議は時間の無駄です。その場で考えついたものには限界があります。会議の前までにメールなどで議題を伝えておきましょう。また、ほかに必要な議題があれば追加募集したり、「新規提案を3つ用意しておいてください」など準備するものがあれば、事前に伝えて宿題にしておくことです。
3.時間を決める
会議の時間は、開始と終了時間を必ず決めておくことです。そして、終了時間の15分前から締めを意識すること。「あと残り15分で終わりになりますので、今まで話されたことを整理します」「次の会議までにやることをそれぞれの担当者に宣言してもらいます」など、次につなげるための終わり方を工夫します。誰が何に責任を持つかが具体化されない会議は、貴重な時間の浪費となります。
聞いている立場に立つ方が多いとはいえ、その場のコントロールを失うというわけではありません。大事なのは相手に「私は聞いてもらっている」という体験を持たせることです。その体験があれば、活発な意見が交わされるようになります。そうすれば、あなたが伝えたいことを話すタイミングも作り出すことができます。目標達成に向けて、会議を効率よく運営するために、コーチングの「聞くスキル」を意識的に活用してみてください。
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