進行役が会議の成果を左右する

心構え
会議を有効に運営するには、ファシリテイターのスキルが必要
集まることだけが目的になっている、あらかじめわかっていることが話されている、何も決まらないまま延々と続く。こんな会議は誰も経験しているはずです。

人件費の7~15%は会議に費やされているという調査結果があるそうです。それだけの時間を意味のない会議に使うのは、資源のムダというもの。会議には必ず目標があり、それを達成することが参加者の使命です。特に会議をリードするファシリテイター(進行役)の責任は重大です。

目標達成のために、参加者の知識や能力を引き出し、お互いが影響し合う場を作り、反論が起こったときには整理し、参加者全員のモチベーションを上げ、全員が同意する結果に導く。これを達成するには高い能力が必要です。

「相手の自発性を促し、目標を達成させる」コーチングは、まさに会議運営に応用できます。ここで、ファシリテイターがコーチの役割を果たし、会議を価値ある場に変える方法をご紹介します。

目的と目標を明言する

ミーティングの語源には、「共通の目的に基づき集まること(Merriam- Webster)」という意味があります。従って最初に目的を明確にすることが大事です。会議の目的には大きく分けると以下の5つに集約されます。会議を開催する時には、何のために行うかを最初に共有しましょう。

■意思決定する
考えたり話し合うのに必要な材料を用意する。それらの材料をもとに参加者で意見を交わし、決断に必要な情報を参加者と十分に共有した上で必要な決定をする。

■問題解決する
具体的な問題や課題を取り上げる。事実関係や問題を引き起こしている原因を洗い出し、未来に向けての解決策を出す。

■ブレーンストーミングする
実現可能かどうかに気をとられず、あらゆる可能性について自由な発想を促し、アイディアを制限なく出し合う。

■評価する
終了したプロジェクトなどについて事前に決めた評価基準をもとに、うまくいったことや改善が必要なことなどを振り返り、次回の機会に活かすために評価する。

■情報共有する
顧客情報や営業進捗など、関係者が知っておくべき必要事項について共有する。

目的が明確になると、参加者はどんなスタンスで臨めばいいのかがわかりやすくなります。