メールの落とし穴（５）「操作ミスで信用はガタ落ち」
お得意様にDMメールを出したり、案内を送る時によく使うのがBCCです。 |
| CC欄にメールアドレスを指定してメールを出すと、個人情報漏洩に |
BCCとはブラインド・カーボン・コピーの略で、BCCの欄に書き込んだメールアドレスは受け取った相手に表示されません。メールを受け取った側は他の誰に送ったのか分かりません。
さて、問題はBCCを指定する欄がCCの欄のすぐ下の欄だということです。気を抜いていると、欄を間違えてCC欄で送ってしまうことがあります。
これは間違いなく個人情報漏洩です。社内での信頼を失うばかりか会社の信用問題にまでかかわってきます。大企業なら間違いなく新聞沙汰です。
メールは送信をクリックした途端に相手に送られてしまいます。葉書や封書のように郵便ポストの前で回収に来るまでひたすら待つという技は使えません。出したら終わりです。
▼皆さん、他にもこんな経験はありませんか？
・マウスをクリックしたらメールが作成途中で送信されてしまった。
・ＭＬ（メーリングリスト）へ届いたメールに思わず返信。私信がＭＬへ流れてしまった。
・文章をコピー＆ペーストして送信。文章には宛先と違う名前が入っていた。
・アドレス帳の宛先を間違え、社内の打ち合わせメールをお客さんに送信。
・添付ファイルを添付せずに送ってしまった。
中には、建設工事の入札で、ある業者が自社の入札価格だけでなく、別の業者の内訳書まで添付して役所へメールを送ってしまいました。もちろん談合がばれてしまい内訳書に載っていた業者は皆、指名停止処分をうけたことは言うまでもありません。
【ワンポイントアドバイス】
操作ミスにはくれぐれも注意する。もしやってしまった時は謝罪メールをすぐ送る。
メールの落とし穴（６）「あなたのメールは見られている！」
自分宛に届いたメールはどこに保存されているか、ご存知ですか？メールはメールサーバの自分宛の私書箱に入っています。パソコンに取り出した時にメールサーバの私書箱を消す設定にしておけば消えますが、会社などでは通常7日ほど保存してから消す設定にしています。
この場合、メールは一週間サーバーに保存されることになります。
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| 私用メールをサーバ管理者は見ることができる |
つまりメールサーバにアクセスできる管理者やサーバーの操作ができる技術者は簡単に見ることができます。
私用メールはご法度です。ましてや上司の悪口を社内メールで流すのは、とても危険です。
そんなメールがもし見つかれば職場の信頼は一気に落ちてしまいます。私用メールは個人の携帯メールを使うのが鉄則です。
【ワンポイントアドバイス】
会社のメールで私用メールを送らない。社内のメールは誰かに見られていると常に認識すること。
メールは確かに便利なコミュニケーションツールですが、限度をわきまえ節度をもって活用するのがビジネスでの鉄則です。
メールで職場の信頼を失わないようくれぐれもお気をつけください。
参考ガイド記事
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