いまさらなんですがメールをきちんと送っていますか?
メールでばれる会社のレベル
メールでばれる会社のレベル

たかがメールという意識からかメール対応が出来ていない企業が多く、メールを見れば会社のレベルがばれてしまいます。

さらにスパムメールが日常化するなどメール環境が変わっています。それにつれてメール・マナーも少しずつ変化しています。

もう一度基本的なところからチェックしていきましょう。

書き出しで誰が出したか分かるようにする

先日もこんなメールが届きました。

水谷様
資金調達の件ですが銀行の担当者と相談したところ事業計画の修正を行えば新規融資は可能だと返事をいただきました。そこで事業計画の修正について相談にのっていただきたいのですがご都合はいかがでしょうか?

いったい誰が送ってきたのでしょうか?

署名も本文に名前もないし、いったい誰が送ってきたメールなのかよく分かりません。また送信者名も変な名前でした。送り先のアドレスを見てようやく送り主が判明しました。

本文はこうすべきです。
水谷様
○○株式会社の△△です。
資金調達の件ですが銀行の担当者と相談したところ事業計画の修正を行えば新規融資は可能だと返事をいただきました。そこで事業計画の修正について相談にのっていただきたいのですがご都合はいかがでしょうか?
------------------------------------------
○○株式会社 △△  E-Mail:xxxxx@yyyyy.co.jp


署名がつけてあっても本文が長いと下の方まで見ないと誰か分かりません。本文の最初に名乗るようにしましょう。

女性経営者ですが、やわらかいイメージを出すために工夫したメールの書き出し例です。
水谷さま。
 おはようございます。
 ○○株式会社の△△です。


いまさらですが、ビジネスメールならまず署名をつけましょう。

署名を設定する
署名を設定する。

 

署名の設定はアウトルック・エクスプレスなら「ツール」→「オプション」で「署名」を選びます。

「新規作成」をクリックして、下にある「署名の編集」に入力します。入力欄が小さいのであらかじめメモ帳などで作成しておき、「コピー」&「貼り付け」をするとよいでしょう。

「署名」を新規作成すると、名前は「署名 #1」のような名前になります。画面のように会社名に変えたい場合は右側の「名前の変更」をクリックして署名の名前を変えます。

送信者名は日本語で会社名をいれましょう。

スパムメールが毎日のように届いています。

スパムメールの語源が缶詰って知っていました。→企業のIT導入2003年5大ニュース

当然、メールを受け取る相手にもたくさんのスパムメールが届いています。
スパムメールの嵐
たくさんのスパムメールが届きます。

では、あなたの送信者名はローマ字になっていませんか?

最近のメール利用者は、メールソフトを立ちあげると送信者と件名を見てスパムメールをまず削除し、整理してから内容を見ています。

つまり送信者名がローマ字で件名に英語が使われているとスパムメールと誤認するおそれがあります。
しっかり漢字で送信者名を設定しましょう。
送信者名を漢字に
送信者名を漢字にすると

字数制限がありますが、なるべく送信者には会社名と名前をいれましょう。
アカウントで送信者名を設定
アカウントで送信者名を設定。

設定のやり方は「アウトルック・エクスプレス」の場合、「ツール」から「アカウント」を選びます。

名前を確認してください。ローマ字になっていませんか?なっていたら会社名&名前となるように修正してください。

※海外とメールをやりとりする場合は漢字を使うと送信者名が文字化けしてしまいます。その場合は従来のローマ字をお使いください。

ここまでが基本編です。

ここまで大丈夫ですか?できていますか?では次のメール対応を確認してください。