メールを送ったのに相手に届かない!

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メールを送ったのに届かない?


メールを送ったはずなのに、相手に届かないことはありませんか? メールアドレスは間違っていないのに相手に届きません。どうしてなのかを解説していきます。

■メールが届かない理由
  1. ブラックリストに登録されている
  2. 大きなファイルを添付している
  3. 受信側がメールの最適化を行った
  4. 相手のメールボックスが容量制限を超えている
  5. メールは消えてなくなってしまうこともある
 

理由1:ブラックリストに登録されている

メールサーバーの多くは、ユーザーの利便性を考えて迷惑メールを除外しています。まず行われるのが「ホワイトリスト/ブラックリスト」による判定。ホワイトリストに掲載されているサイトや、メールアドレスから送られてきたメールは「正常」として通します。これに対し、ブラックリストは、遮断するサイトやメールアドレスを掲載したリストのこと。迷惑メールを見つけたら、ブラックリストに登録することで次回から迷惑メール扱いになります。

ユーザーが登録したブラックリストが共有されると、同じプロバイダや社内の別の人が送るメールも迷惑メールと判断します。そのため、同じメールサーバーから送られてくる普通のメールが迷惑メールになってしまうことがあるのです。

新商品やセミナー案内を知り合いや取引先に宣伝しようと同じようなメールを何回も送ると、届いたユーザーにうっとうしがられ、迷惑メールに登録されることも。そして、1、2人ではなく複数のユーザーがうっとうしく思うとブラックリストに登録され、普通のメールが迷惑メール扱いになってしまいます。大勢に送るメールアドレスと個人で送るメールアドレスは別のものにした方が無難です。

やっかいなのが送信元を偽装した迷惑メール。偽装アドレスに自分のメールアドレスが登録されると、本人が気づかない間にブラックリストに登録されてしまう可能性があります。メールサーバーのブラックリストから削除してもらうのは大変なので、「送っているのにメールが届いていない」と複数の人から言われたらメールアドレスを取り直し、アドレス変更するしか方法はありません。

■対策 
  • 迷惑メールに登録されないよう、同じような内容を何度も送らない
  • 大勢に案内を送るアドレスと個人的を送るアドレスを分ける
  • 複数の人から届いていないと言われたらアドレスを取り直す
 

理由2:大きなファイルを添付している

写真など容量が大きいファイルを添付して送ると、送った相手のメールサーバーの容量制限にひっかかり自動的に受信拒否をされることがあります。もちろん、相手にメールは届いておらず、エラーメッセージが戻ってきますが、これに気がつかなければ相手に届いていないことが分かりません。

3MBを超えるサイズは添付で送らないようにしましょう。ファイル添付すると、元のファイル容量よりも1.3倍ほど容量が増えます。これは、メールで送れるように、ファイルの形を変えるエンコードという作業が行われるためです。大きなサイズのファイルを送る時は圧縮して送りましょう。ウィンドウズならファイルを右クリックして、出てきたメニューから「送る」、「圧縮(zip形式)フォルダ」を選び、新しくできたzipフォルダをメールに添付して送ります。

相手が圧縮ファイルなどの知識がない場合、「宅ふぁいる便」などの大容量ファイル転送サービスを使うと便利です。送る方は、サーバーに送りたいファイルをアップロードし相手のメールアドレスを入力。相手にメールが届き、メールに記載されているURLをクリックすることで画面からダウンロードできます。

■対策
  • 写真など大きなサイズのファイルを添付するときは圧縮する。もしくは「宅ふぁいる便」などファイル共有サービスを利用する。

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理由3:受信側がメールの最適化を行った

送信側の問題ではなく受信側の問題もあります。受信側のメーラーが「アウトルック・エクスプレス」を使っている場合、メールがたまってくると「空きディスク領域を増やすために、アウトルックには「メッセージを最適化する」機能があります。

この機能を使うと、受信していたメールの一部が消えてしまうことがあります(ごみ箱に「受信トレイ.bak」という名前で保存されているので拡張子を「.dbx」に修正してインポートし直せば元に戻りますが、初心者にはハードルが高い作業です)。

アウトルックは各フォルダの容量が最大で2GBで、特に「送信済み」や「削除済み」フォルダには知らず知らずのうちにメールがたまっていくので要注意です。また、最適化の途中で何かの原因で止まったりすることがあり、パソコンを強制終了して再起動するとメールが消えてしまうことも。この場合、メールを再送してもらうしかありません。

■対策
  • 受信側にメールの最適化をしたかどうか確認し、再送する
 

理由4:相手のメールボックスが容量制限を超えている

これも送信側の問題ではなく受信側の問題です。メールサーバーには、ユーザーごとにメールボックスが用意され、受信メールがたまります。たまりすぎて容量制限を超えると、届いたメールは全て受信拒否され送り返されます。パソコンからメールサーバーのメールボックスにアクセスし、メールをダウンロードするとサーバーのメールは削除されますので通常は問題は発生しません(メールをサーバーに消さずに残す設定をしている場合は要注意です)。

スパムフィルターを導入し、スパム扱いとなったメールを1週間単位で自動的に削除し容量制限を超えないようにしているメールサーバーもあれば、スパムフィルターを導入していない場合もあります。受信相手が長期出張している間に、迷惑メールでメールボックスがあふれてしまうこともあります。

相手が気付いていないこともあるので、エラーを発見したらメール以外の手段で連絡しましょう。反対に自分が迷惑をかけないよう長期出張する場合はWebメールなどを活用し、メールボックス容量制限を超えないように定期的にメールを消します。Gmailなど容量制限をあまり考えなくて済むメールを使うのもおすすめです。

■対策
  • エラーメールが来たら、メール以外の手段で連絡する。
  • メール容量制限を気にせずに使えるGmailなどを使う。
 

理由5:メールは消えてなくなってしまうこともある

送信側、受信側が気をつけてもなんともならないことがあります。メールは確実に相手に届くものではありませんが、実際にどれぐらいのメールが途中で消えてしまうのか研究結果が発表されました。

研究を行ったのはマイクロソフト・リサーチとカリフォルニア大学バークレー校の研究者。研究結果によると、送信メールの0.71%~1.02%が静かに消えてしまっています。エラーにもならず送信者にはまったく分かりません。メール消失の原因は、メールが中継されるさまざまなサーバーで実施されるスパムフィルターにあります。

これを防止するには、まずHTMLメールの送信はやめましょう。楽天市場から届くHTMLメールやデルコンピュータから届くHTMLメールはよくスパム扱いになります。実験結果ではHTML形式のメールで消失率が3.53%~4.53%と高くなり、23通のHTMLメールを送ると、そのうちの1通は届かない計算になります。

■対策
  • 大事なメールはHTMLメールで送信しない。

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大切な用件はメール以外でも連絡すること

メールは届かないことがあることをまず認識し、大切な要件は電話や郵便など他の方法でも連絡しましょう。メールアドレスが複数あるのなら同じメールを送信し、相手に届いているかを確認をすればリスクを減らせます。

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