大容量ファイルを送る時はファイル転送サービスを使いましょう

大容量ファイルを送る時はファイル転送サービスを使いましょう

メールで大容量ファイルを送る

重たいファイルをメールに添付して送る場合、受取先の企業が容量制限していると受取拒否となりエラーで戻ってきます。そもそも1MBを超えるようなメールを送るのはマナー違反。

容量の大きなファイルはファイル転送サービスを活用しましょう。企業でファイル転送サービスを活用する場合の注意点をみていきます。

メールソフト「サンダーバード」に「Filelink」という機能があり、サンダバードから直接大容量ファイルを送ることができます。

ただしメール添付ではありません。まずオンラインストレージにファイルがアップされ、ダウンロードするためのリンクを相手に送信する仕組みで実質的にはファイル転送サービス。ふだん使っているメールソフト(サンダーバード)から直接、ファイル転送サービスが使える点が便利です。

サンダバードでは”Yousendit”などのオンラインストレージを使っています。サンダーバードでFilelinkの設定をしておくと、自分が設定した容量よりも大きなファイルを送る時にFilelinkの利用をアナウンスされます。ボタンを押すだけでファイルがアップロードされ、相手に送るアドレスが表示されますので、説明を加えてメール送信すれば終わり。

メールが届いた相手は、メールに記載されているリンクをクリックしてダウンロードします。気をつけないといけないのが海外のオンラインストレージを使っているので送るファイル名は日本語名ではなく半角のファイル名にしておくこと。ユーザが削除するまでファイルは保管されます。

重たいファイルは宅ふぁいる便で送る

重たいファイルは宅ふぁいる便で送る

重たいファイルは宅ふぁいる便で送る

複数の重たい画像データなどを送る時に便利なのが宅ふぁいる便。1999年6月にサービスを開始した老舗です。もともとは大阪ガスの社員がメール添付でなんとか重たいファイルを取引先や大学に送りたいと、当時、ネットで流行っていたグリーティングカードをヒントにシステムを考えました。

グリーティングカードはカードそのものではなく、カードがあるページのアドレスを電子メールで相手に送り、相手はアドレスをクリックして贈られたグリーティングカードを見る仕組みです。このカードをファイルにできないかと考えました。宅配便のように伝票を書いて、荷物を運んでもらうイメージから宅ふぁいる便と名づけ、開発は大阪ガスグループのオージス総研が担当しました。

当初は大阪ガスの社員向けサービスでしたが、取引先などに口コミで広がり、一般に公開されました。宅ふぁいる便の運営は大阪ガスグループのオージス総研が行っています。

宅ふぁいる便は、無料で使うことができメルマガや広告メールなどの広告収入で成り立っています。アップロードしたデータは大阪ガスグループのデータセンターにあるサーバーに保管されます。一回に送信できるファイルは最大10ファイルまで、ファイル容量は最大300MBまでで保存期間は72時間(3日間)です。

ファイル転送サービス活用の注意点

ファイル転送サービスの注意点

ファイル転送サービスの注意点

ファイル転送サービスを活用で、気をつけないといけないのが送信メールアドレスの記載ミス。

送信するアドレスを間違えてエラーになればまだいいのですが、間違って誰か知らない人にファイルが届いてしまったら大変。ヘタしたら企業機密が漏れてしまいます。送信するメールアドレスは、手打ちするのではなくアドレス帳からコピー&ペーストするようにしましょう。

2007年1月から有料の法人向けサービスであるオフィス宅ふぁいる便が始まっています。会社で活用することを考え、宅ファイル便の手軽さを残し、セキュリティ機能を充実しています。例えば情報漏洩防止として、上長などの第三者が送信内容のチェックを行うことができるようになっています。

送信時にワンタイムパスワードが設定されますので、途中で盗み見られてもパスワードが破られない限り、大丈夫です。相手に送った・届いていない、というトラブルはオプションサービスですべての送信履歴や送ったファイルを参照することで解消できます。

他にもあるファイル転送サービス

宅ファイル便以外にも無料で活用できるファイル転送サービスがあります。

データ便 会員登録不要で100MBのファイル送信ができます。
おくりん坊 会員登録不要で500MBのファイル送信ができます。

他にもDorpBoxなどオンラインストレージを使ったファイル共有サービスを使えばファイルの受け渡しができます。ファイル転送サービスのような有効期間はありませんので、一過性ではなく恒常的にファイルをやり取りする場合に便利です。

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