新社会人(フレッシュマン)のためのメールマナー講座

新社会人(フレッシュマン)のためのメールマナー講座です。前回の記事(新入社員のためのメールマナー(宛名と挨拶文))では、宛名と挨拶文について紹介しました。今回は、署名、送信者名、件名についてみていきましょう。

ビジネスメールのマナー  

メールには署名をつけるのが基本

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署名は名刺と同じで自分の所属を明らかにするもの


学生時代のメールに署名がついていることはまずありません。携帯メールでは署名をつける習慣がありませんが、ビジネスメールでは署名をつけるのが基本。

そもそも日本のインターネットは、JUNETと呼ばれる実験ネットワークからスタートしました。参加者は大学の先生やITベンダーのエンジニアが多く、ここから自分の所属を明らかにする署名文化が生まれました。
 

署名の作り方

まずは上司や先輩に、署名のテンプレートがないか問い合わせてみましょう。なければ自分で作ります。署名には会社名、所属部署、名前、メールアドレス、会社のURLを記載。所属部署の電話番号やFAX番号を入れメール以外の連絡手段を記載しておくと、相手はメールを見るだけで電話のアクションを起こせます。ただし、長い署名は迷惑ですので多くても4、5行にまとめます。1行目には本文と署名の違いが分かるように区切り線をいれましょう。また難しい名前は読み方を補います。

■署名例
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株式会社ABC 資材部第1課 水谷 哲也(みずたに てつや)
TEL: 000-1111-2222  FAX: 000-1111-3333
E-Mail: mizutani@abc.co.jp 
URL: http://abc.co.jp/

電子メールアドレスやURLを署名に入れる場合は「URL: http://abc.co.jp/」と「URL:」の間に半角もしくは全角の空白を1文字以上入れてください。署名にURLがあるとクリックするだけで、ホームページが表示されます。間に空白がないと「URL:」もホームページアドレスの一部と認識されてしまい、ホームページが見つからなくなってしまいます。これはメール本文も同じ。メール文章に相手に見てもらおうと「株式会社ABC(http://abc.co.jp/)」と書く人がいますが表示されません。

■キャンペーンなどの宣伝も加えよう
署名には部門や会社で取り組んでいるキャンペーンなどの記載がおすすめです。新人らしく若々しいキャッチフレーズをつけるのもよいでしょう。キャンペーンが終了したらくれぐれも署名の修正を忘れないように。下記は、私が実際に使っている署名です。

◆Mizutani IT Supprt ―――――――――――――――――――――――
御社のIT導入・活用を支援します! 水谷IT支援事務所・所長 水谷 哲也
http://www.mizutani-its.com/
AllAbout「企業のIT活用」 http://allabout.co.jp/gm/gt/447/
――――――――――――――――――――――― ◆Mizutani IT Supprt
 

送信者名は「会社名+名前」で設定

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送信者名は会社名と名前を組み合わせスパムメールと間違われないようにする


メールソフトの送信者名を設定しましょう。ウィンドウズメールを初めて起動すると設定画面が出ます。差出人の設定でローマ字のサンプルが示されるため、そのままローマ字で設定している人が多くいます。送信者名そのものを設定していない人も多く、設定しないと届いたメールの受信者名はメールアドレスそのものなっています。

ビジネスでは、学生時代とは桁が違う量のスパムメールが届きます。スパムメールを遮断するソフトを会社が導入していますが、ソフトをかいくぐってスパムメールが届きます。

自社に届くということは、取引先にも大量のスパムメールが届いています。送信者や件名がローマ字やメールアドレスだとスパムと判断されやすく、読まずに削除されるおそれがあります。スパムメールと間違われないように、送信者名を設定しなければなりません。

「株式会社ABC 水谷哲也」のように「会社名+名前」で送信者名を設定するのがよいでしょう。「水谷哲也【株式会社ABC】」「水谷哲也(株式会社ABC)」のパターンもよく使われます。会社名が長い場合は株式会社を省略します。
 

件名を見たら内容が分かるようにする

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件名を見たらメールの内容が分かるように記載する


一目でメールの用件がわかる件名をつけます。またスパムメールと間違われないよう自分の名前を入れるのもおすすめです。たとえば、

件名:「ABCの水谷です。発注書をお送りします」

のようですと、一目で差出人と用件が分かります。

【ABC株式会社 水谷】のように【】を使って際立たせ、視認性を高めるのもおすすめです。例えば、打ち合わせであれば

【ABC株式会社 水谷】5月10日の打ち合わせ資料
【ABC株式会社 水谷】新宿支店・経営会議の検討項目
【水谷哲也】企画会議開催のご依頼

のように、日付や具体的な会議名を件名にいれます。こうすればスパムメールと間違えられて捨てられることはありません。
 

こんな件名は、スパムに間違われる!

「こんにちは」「お世話になります」「至急ご確認ください」「ご無沙汰しております」「大変申し訳ございません」「お詫び」「さきほどの件について」のような件名をつけては駄目。スパムメールを送る側は、何とかメールを開かせようとビジネスでよく使う件名を考えて送ってきます。こういった件名は避けるようにしましょう。
 

返事を出す時は件名を書き換える

メールの件名だけでなく、返事を出す時の件名にも気を配りましょう。相手と長くメールのやり取りをしていると、最初のメール内容から別の要件に変わっている場合があります。本文の内容と異なった件名になってしまった場合は単純に返信せず、新しい内容をあらわす件名に書き換えて送りましょう。

Gmailを使っている場合は件名を基準にしてスレッドという単位でまとめています。件名が変わることで別のスレッドでまとめられますので書き換えしてもかまいません。

ただし単純な件名はやめましょう。最近、スパムメールの件名に「Re:」が増えています。スパムメールを送る方もなんとかスパム排除をかいくぐろうと考えており、件名に「Re:」をつけることでスパムでないと認識される率を高めようとしています。ですので「Re:打ち合わせ」のような件名はスパムメールと認識される可能性が高くなります。
 

内容を再確認し添付ファイルは説明を入れて送る

メールは毎日チェックし届いたら24時間以内に返信しましょう。ビジネスメールに慣れていない新人ですので、送る前に十分に内容を確認しましょう。そして、もっと簡潔な文章にならないか推敲し、宛名をしっかり確認ましょう。宛名を間違えてトラブル発生することが多々あります。

取引先とのメールのやり取りは、上司に報告しておいた方がよいでしょう。上司にはBCCでメールのコピー送ります。

取引先へ見積書などをファイル添付して送ることがあります。本文にファイル添付の記載がないメールが多いのですが、一言添えた方がよいでしょう。例えばWord文章なら「Word2007で作成しています」とバージョンも記載して送ります。以前のWordバージョンを使っている方も多いので、docx形式ではなくバージョンを落として保存し、doc形式で送る配慮も重要です。

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