メールを送る相手をどのようにアドレス帳へ登録していますか?

メールの便利な機能にアドレス帳があります。皆さんはアドレス帳へどう登録されていますか?

メールをよく送る相手をアドレス帳に登録しておけば、次回からメールアドレスを入力せずともメールをすぐに出すことができます。

相手の名前やメールアドレスを直接、アドレス帳に登録する方法もありますが、一番簡単な方法は届いた相手のメールを選択してアドレス帳に登録するやり方です。(アウトルック・エクスプレスの場合)
 
送信者をアドレス帳へ登録する
送信者のメール情報を使ってアドレス帳へ登録する

この方法は自分で相手の名前やメールアドレスを登録する必要がなく手間がかかりません。

この時、アドレス帳へ登録される名前は、メールを送った相手が自分自身で設定した名前になります。

例えば私の場合、三重県産業支援センター(三重県中小企業支援センター)で使っているアカウントでは「支援センター 水谷哲也」と名前を設定していますので、メールを送った相手はこの名前でアドレス帳に登録しています。


<メールの表示名に注意!アドレス帳登録の留意点 目次>  

メールの表示名に注意!アドレス帳に登録した名前が出る

さて相手からメールが届きました。

返事メールを出そうと返信ボタンをクリックすると、自分がアドレス帳に設定した名前をよく見かけます。これは私が送った名前をそのまま使って相手がアドレス帳に登録しているからです。
 
返信メールに送信者の名前が出てくる
返信メールに送信者の名前が出てくる

画面のように返信ボタンをクリックすると「To:」のところに名前が出てきます。
 

試しにアドレス帳の名前を変えてみよう

このアドレス帳の名前ですが、変更することができます。試しにアウトルック・エクスプレスで変更してみましょう。

「ツール」から「アドレス帳」を選びます。アドレス帳の中から一人選び、「プロパティ」をクリックし、「名前」を選びます。表示名に「気にくわないやつ」と入力してみます。
アドレス帳で表示名に「気にくわないやつ」と入力する
アドレス帳で表示名に「気にくわないやつ」と入力する

さて、さっそく送ってみましょう。
 

相手のメールに表示名はどのように出るのでしょう?

送信した相手が返事をしようと、返信ボタンを押すと出てくるのが下の画面です。
返信画面に「気にくわないやつ」と表示される
返信画面に「気にくわないやつ」と表示される

これは極端な例ですが、自分がアドレス帳に設定した名前が返信画面に表示されます。気をつけましょう。
 

CCにも注意!社内の関係者の名前も社外へ

今まで受け取ったメールで一番ひどかったのが三重県の事業者から届いたメールでした。

そのメールでは私の宛先が「三重県」になっていました。三重県産業支援センターで県の仕事をしておりますので意味は分かりますが知事でもないし、「三重県」は宛先としてはどうですかねえ。

また「宛名」は「水谷哲也」ですが、CC(同報メール)を上司や社内の別の部署に送っている場合があり、意外な名前が表示されるときがあります。
 
CC(同報メール)に意外な名前が表示される
気をつけないと相手のCC(同報メール)に意外な名前が表示される

例えば「社長さん」、「部長」という役職だけの名前、また「真理子さん」なんて名前が出てきたりします。おそらく社内で呼んでいる呼び名をそのままアドレス帳の名前に登録しているんでしょうね。
 

ビジネスで使うメールなら敬称をつけるのがマナー

ビジネスで使うメールであれば、例えば相手の名前をそのまま使わずに、ひと手間かかりますが、きっちり敬称をつけましょう。また「○○社 △△様」と会社名を名前の前に補ってもかまいません。
 
ビジネスの取引先相手には敬称をつける
ビジネスの取引先相手には敬称をつける

相手が返信を出そうとすると自分の名前にきちんと敬称がついていることを確認できます。何気ないことですが、これも相手の気持ちに配慮するというメール・マナーの一つです。

たかがメールですが、されどメールです。

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