「ライフハック」という言葉をご存知ですか。

ライフハックとはより良い人生を実現するために仕事のやり方を改善させるテクニックのことを言います。そこでメールのライフハックについて考えてみましょう。効率的なメール処理ができるよう仕事のやり方を改善し、より良い人生を実現していきましょう。

■INDEX
1. メールチェック回数と時間を決める …… Page1
2. メールチェックにかける時間を決める …… Page1
3. ベーコンメールの減量 …… Page2
4. メールの優先順位をつける …… Page2
5. メールはフォルダーで整理する …… Page3
6. フローかストックか情報を切り分ける …… Page3
7. ブログもメールソフトで読む …… Page3

メールチェック回数と時間を決める

メールチェックを行う時間がばかにならない
メールチェックを行う時間がばかにならない
皆さんはいつメールチェックされていますか?

朝一番でしょうか、それとも退社前?

統計では1日に5回以上メールチェックしているビジネスパーソンが多いという結果が出ています。中には10分間隔でメールチェックをしている人もいます。このメールチェックを行う時間がばかになりません。

皆さんは集中して仕事をしている時に取引先から電話がかかってくることはありませんか。

当然、今まで集中していた仕事が途切れてしまいます。電話の要件が終わっても、また集中状態に復帰するまで時間がかかってしまいます。集中してずっと仕事をしていれば1時間で終わったのに、中断したことで倍以上の時間がかかってしまっては効率が悪いですね。

まず、メールチェックする回数と時間を決めましょう。

仕事への集中力を高めるために、9時~11時に外部からの割り込み(電話の取次ぎ、会議、上司などの呼び出し)をなくしている会社があります。社員が仕事に集中する時間として確保するためです。

この時間帯はよほどの緊急事態でない限り電話など取次ぎはありません。もちろん携帯電話の電源も切っておきます。また、取引先にもこの時間帯は電話に出ることができませんとアナウンスし理解してもらっています。
メールチェック時間を決め、あとは仕事に集中
メールチェック時間を決め、あとは仕事に集中

これをメールでも行いましょう。

業務にあわせてメールチェック回数を決めます。お客さんとのやり取りが多い業務であれば1日5回、90分間隔とするなどチェック回数を決めます。

一般的には朝一番、昼一番、退社前の3回のタイミングでよいでしょう。よくメールをやり取りする取引先の担当者にメールチェックのタイミングを知らせておくと相手側にも配慮してもらえます。
※メールの署名にメールチェック時間を書いておくのも効果的です。

■メールハック:ここがポイント
集中して仕事ができる時間を確保するためメールチェック回数とタイミングを決める

メールチェックにかける時間を決める

次にメールチェックにかける最大時間を決めます。

例えば9時スタートの会社であれば朝一番のメールチェック時間は9時から9時30分までとし、それ以上かかる場合は次のメールチェック時間にまわすように自分でルールを決めます。自分で決めたことなので、決められた時間の間にメール処理しようとプレッシャーとなります。

「と言われても、いつも山のようなメールが届くのだが」
と思ったあなた。
まずは届くメールの減量からはじめましょう。

迷惑メールをスパムフィルターを使って削除します。サーバーにスパムフィルターを設定するのはコストがかかるという場合は、各パソコンに最新のウイルス対策ソフトを導入しましょう。

ウィルス対策ソフトのスパムフィルターで迷惑メールと識別すると[MEIWAKU]や[SPAM]と件名の前に文字を挿入します。この件名がついたメールを自動的に迷惑メールフォルダーに入れるよう設定し、減らします。

次に行うのがベーコンメールの減量です。