メールはいまや大切なコミュニケーションツールです。ですが使い方がヘタな会社が多く、会社のレベルがばれてしまいます。

返事を返さない

多いのが返事を返さない会社です。

これがけっこう困ってしまいます。昔は相手のメールアドレスを間違っていてもエラーメールはすぐ目につきました。現在のようにスパムメールがあふれている状況ですと気がつきません。
スパムメールに埋没するエラーメール
スパムメールに埋没するエラーメール

またウイルスによるなりすましも多く、自分は送っていないのにたくさんの相手先不明のエラーメールが自分のところへ届きます。これとの区別もつきません。

アウトルック・エクスプレスでは相手が開いたら開封メッセージを返信する設定ができますが、失礼に思う相手もいて使いづらいものです。

送り手は確実に届いているかどうか不安に思っています。内容に関する返事は必要ありませんが、例えば「連絡ありがとう」の一言でよいのでメールを返信するのが最近のビジネスマナーです。

メールの返信スピードも速いほどよい

インターネット時代となりサービスで差別化することが重要となってきました。例えばメールの返事の速さも重要なサービスの一つです。

あるネットショップでは銀行などへの振込をネットで確認しており、確認と同時に注文した顧客に「振込ありがとうございます」とメールを送っています。

顧客が銀行で振込し、家へ帰ってパソコンを立ち上げると「ありがとうメール」が届いており、その対応の速さからネットショップのファンになる顧客もあります。

営業社員教育で顧客との電話の受け答えなどのロールプレィングをやっている会社はありますが、メールによる顧客との受け答えの練習をしている会社はほとんどありません。

グループウェアの導入No3 意識を変える・感度を磨く
グループウェア導入の前に電子メールを活用できる風土作りが必要。実際に社長が営業社員向けにメール塾を行っている企業があります。

多くの中小企業をみていますが経営者からメールの返事がすぐ返ってくるような企業はやはり業績が伸びています。これはパソコンの得意、不得意は関係なくやはり経営者の姿勢の問題のようです。

メールで会社の近況を知らせる

金融機関から融資を受けている中小企業が多くありますが、会社の近況を報告している企業は少ないのが現状です。

金融機関の支店長によくお聞きする話です。中小企業は借りた後は音沙汰なしで、次に中小企業から言ってくるのは新規融資の申込時ということです。金融機関とうまくつきあうコツは毎月、会社の近況報告をすることです。

本当は試算表などの資料を揃えて報告するとよいのですが、なくても簡単に会社の近況を書いて、FAXやメールするだけでもだいぶ違います。

金融機関としては継続して会社の状況が分かります。経営のアドバイスもしてもらえるし、次回の融資が必要な時も会社の状況がよく分かっていますので金融機関側から話が出ることもあります。

当たり前のメール活用なんですが、できていない会社が多いのが現状です。あなたの会社は大丈夫か、ぜひ再チェックしてみてください。

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