入社おめでとうございます。いよいよ社会人の第一歩を踏み出しました。これからは学生時代と違うビジネスの世界が待っています。例えばメールにしても、メールを送るのは友人ではなく取引先が中心になります。学生時代のようにLINEやスマホメッセージを送る調子でメールを出してはいけません。社会人としてのメール作法について学んでいきましょう。
 

メールの宛先は正確に

取引先にメールを出す場合、まずは宛先から入力します。会社名、部署名、担当者名(フルネーム)の順番になります。

株式会社オールアバウト
資材部第1課
水谷 哲也様


相手から「(株)オールアバウト」と略称でメールが届いても、こちらから送る時は省略してはいけません。きちんと株式会社にします。また株式会社が会社名の前にくるのか、後ろにくるのか注意が必要です、間違えると名前を間違ったのと同じで、たいへん失礼にあたります。また会社なので株式会社だろうと思いこまず、株式会社以外に有限、合同、合名、合資会社があることに注意しましょう。相手からいただいた名刺があるのなら名刺を見ながら正確に入力します。部長や課長などの肩書きがある場合は肩書きもつけます。

株式会社オールアバウト
資材部第1課 課長
水谷 哲也様


担当者ではなく部署にメールを出す場合は手紙と同様に「御中」と書きます。

株式会社オールアバウト
資材部第1課 御中


また、部署名などが分からない場合は

株式会社オールアバウト
資材担当者様


でも、かまいません。相手と何度もメールのやり取りし、お互いに気心もしれてきたら、会社名などは省略して「○○様」と担当者名でやり取りをしてもよいでしょう。ただ年の離れた目上の人に対してはフォーマルな宛先にしましょう。
 

宛先の次は書き出し

次に書き出しですが、無難なのは「いつもお世話になっております」という書き出しです。

株式会社オールアバウト
資材部第1課
水谷 哲也様

いつもお世話になっております。


ビジネスメールですので、「平素は格別のご高配をたまわり、厚く御礼申し上げます」や「拝啓」といった時候のあいさつはいりません。忙しい人にとっては反対にまわりくどく感じてしまいます。「いつもお世話になっております」程度でかまいませんが、これだけでは味気ないので季節の話題などを1行添えると効果的でしょう。

いつもお世話になっております。
上野公園の桜も満開になり、春本番ですね。


自分らしさのにじむ一文を付け加えるのも効果的です。

いつもお世話になっております。
今年はホノルルマラソンへ挑戦。皇居周辺を毎日走っています

 

冒頭でまず名乗る

書き出しの次に名乗ります。LINEメッセージでは名乗る必要はありませんが、ビジネスでは御法度。メールには送信者名や署名がありますので誰が出したか分かりますが、長い用件のメールですと署名が出てくるまで画面をスクロールしなければなりません。まず冒頭で名乗りるようにしましょう。

株式会社オールアバウト
資材部第1課
水谷 哲也様

いつもお世話になっております。
花岡商事株式会社の東 俊一です。


フルネームで名乗るのが基本ですが、何回もやり取りしている相手には姓だけでもかまいません。また難読漢字の名前や俊一(としかず、しゅんいち)のようにいくつもよみ方がある場合は括弧でよみ方を補っておきます。

いつもお世話になっております。
花岡商事株式会社の東 俊一(ひがし しゅんいち)です。

 

本文の1行は長くても全角35文字まで

本文の1行あたりの文章は長くても全角(漢字)35文字までにしましょう。これは読みやすさの面もありますが相手が返信する時に困ってしまいます。

添付のエクセル資料をまずご覧いただけませんか。資料の日程と案件でご依頼したいと考えておりますが、念のため受諾の可否を確認させていただきたくお願い申し上げます。

このメールに返信しようとすると

> 添付のエクセル資料をまずご覧いただけませんか。資料の日程と案件でご依頼したいと考えておりますが、念のため受諾の可否を確認させていただきたくお願い申し上げます。
> .........


「>」の後にだらだらと2、3行にわたる文章となってしまいます。長くても1行35文字以内で改行しましょう。

また携帯メールと違い、取引先に送るメールです。舌足らずな表現になっていないか、反対に冗長すぎないか、誤字や脱字がないか確認をしましょう。間違った敬語の使い方をしている時もありますので注意しましょう。
 

署名をつけましょう

携帯メールや学校で使っていたPCメールでは、あまり署名をつける習慣はなかったでしょうが、ビジネスでは必須です。まずは上司や先輩に署名の会社用雛形がないか問い合わせてみましょう。なければ、作りましょう。署名には会社名、所属部署、名前、電子メールアドレス、会社のホームページをいれます。所属部署の電話番号やFAX番号を入れてもよいでしょう。

-----------------------------------------------
株式会社オールアバウト 資材部第1課 水谷 哲也
E-Mail: corporateit@im.allabout.co.jp 
URL:  http://allabout.co.jp/


電子メールアドレスやURLを署名に入れる場合は
URL:https://allabout.co.jp/
ではなく
URL: https://allabout.co.jp/
とURLの文字との間に半角もしくは全角の空白を1文字以上入れてください。

届いたメールで署名にURLがあるとクリックするだけでホームページが表示されます。ところが「URL:」との間に空白がないと、「URL:」もホームページアドレスの一部と認識されてしまい、ホームページが見つからなくなってしまいます。また新人らしく若々しいキャッチフレーズをつけるのもよいでしょう。

-----------------------------------------------
株式会社オールアバウト 資材部第1課 水谷 哲也
E-Mail: corporateit@im.allabout.co.jp 
URL:  https://allabout.co.jp/ 
※ 新入社員の水谷です。全力でがんばります! ※

 

送信者名は「会社名+名前」に

メールソフトの送信者名を設定しましょう。ビジネスでは、学生時代とは桁が違う量のスパムメールが届きます。もちろん取引先にも大量のスパムメールが届いています。こちらから送ったメールがスパムメールと間違われず一目で分かるように送信者名を設定しなければなりません。送信者や件名がアルファベットだとスパムと判断されやすく、読まずに削除されてしまいます。

送信者名:「株式会社オールアバウト 水谷哲也」

のように「会社名+名前」で送信者名を設定するのがよいでしょう。会社名が長い場合、株式会社は省略します。
 

内容にふさわしい件名をつける

メールの用件にふさわしい件名をつけます。一目で用件がわかる件名やスパムメールと間違われないよう自分の名前を入れるのもおすすめです。

件名:「オールアバウトの水谷です。発注書をお送りします。」

「こんにちは」
「お世話になります」
「至急ご確認ください」
などのような件名をつけては駄目です。

スパムメールを送る側は何とかメールを開かせようと、ビジネスでよく使う件名をつけて送ってきます。そういった件名は避けるようにしましょう。

また返信には「Re:」がつきますが、何回かやり取りしているうちに、最初の用件から内容が変わった場合、件名を付け直します。
 

その他の注意点

まだまだ新人ですので、取引先とのメールのやり取りは上司に報告する必要があります。上司にはBCCでメールのコピーを送っておくとよいでしょう。またメールソフトの初期設定がHTMLメールになっています。HTMLメールはビジネスではあまり使いませんので、まず普通のテキストメールに設定し直しましょう。

相手がきちんと読んだか確認するために開封要求をつけてメールを送る場合がありますが、失礼と感じる人も多いので注意が必要でしょう。ビジネスではメールは毎日チェックし、届いたら24時間以内に返信するのが鉄則です。
 

新入社員のためのメール作法

・メールの宛先は正確に
・書き出しに季節の話題などを添える
・冒頭でまず名乗る
・本文の1行は長くても全角35文字まで
・署名をつける
・送信者名は会社名+名前に
・内容にふさわしい件名をつける
・上司にはBCCでメールのコピーを送る
・HTMLメールはご法度
・開封要求をつけてメールを送らない
・メールは毎日チェックし、24時間以内に返事

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