その会議、本当に必要?

会議室の図

会議を快適に運営するには?

会議には、参加者の人件費などのコストのみならず、会議に出ていなければ生み出したであろう利益、「機会費用(Opportunity Cost)」もかかっています。

あなたが今参加している会議に、そうしたコストに見合う価値は果たしてあるでしょうか?

価値がないなら、他の業務に時間を割くべきです。しかもそのような会議に限って、参加者のストレスや疲労の元になっていることも少なくありません。次の質問を使って、会議開催の是非を検証してみましょう。
  • 会議以外の方法で解決できないのか?
  • 複数ある類似会議を1つに統合できないか?
  • 会議のタイミング、頻度は適正か?
  • 会議の参加者は適正か?
  • 会議の目的は何か? 
  • 何をもって会議の成功を測るのか?
  • それを実現するのに必要な形式の会議になっているか?
  • これらのことについて、参加者全員が共有できているか?
こうした検証は、会議の主催者のみならず、参加者一人ひとりも意識し、時に主催者に問いかけたり、会議の場で共に確認することが必要です。そうすることで、効果的な会議にするために、「明確すべきこと」、「変更すべき点」が明らかになるはずです。場合によっては、会議自体をなくすという決断に至るかもしれません。

あなたが参加している会議の中には、「とりあえず」開催され、ただの「ルーティン」と化している会議はないでしょうか?


さて、この検証を通して、その会議が必要、かつ、有効であると判断しても、会議にはさまざまな「困った」がつきもの。

次のページでは、会議の代表的な「困った」ケースを具体的に見ていきましょう。