参加者からの発言や意見がなかなか出ない…
意見が出にくい、発言しづらい原因は何でしょうか？その原因によっては、どんなに最新の会議術やコミュニケーションスキルを駆使しても、うまくはいきません。
たとえば、次のような原因、背景はないでしょうか？
会議のゴール、テーマが明確でない
会議を通して何を実現し、そのために何について話すのかが不明確なために、発言しにくい会議があります。その場合、特に進行役は、
- はじめに、会議の目的やテーマを明確にし、できれば会議ごとのゴールを共有する
- その都度、今、何について話しているのかを明確にする
また、参加者も進行役任せにせず、テーマやゴールが明確でないと感じたら、質問やリクエストを通して、ゴールやテーマを明確にすることが必要です。
準備不足
会議の前に、必要な情報共有や準備の依頼はなされたでしょうか？ 会議は実際の開始時間よりも前から始まっています。理想的には次のようなことを事前に共有できているといいでしょう。
- 会議の目的やゴール
- 会議の形式（意思決定なのか、ブレーンストーミングなのか、情報共有なのかなど）
- 会議の参加者
- 会議での役割
- 事前準備（資料などの共有含む）
- 会議の日時や場所
強い権限者の影響
強い権限を持った人が進行役を務めると、遠慮や恐れから意見が出づらいことがあります。そのような場合には、進行役がプレゼンスマネジメントやコーチングスキルを身につけるほか、場合によっては、別の人に進行役を任せることも必要かもしれません。
話しやすい雰囲気がつくられていない
安心して話せる場にするためには、次のような取り組みが必要です。
- アイスブレイク（たとえば、あまりなじみのない人同士の場合、参加者の簡単な自己紹介も有効です）
- ペーシングやアクノレッジメントで安心して話せる土壌をつくる
- グランドルールを設ける（個人攻撃をしないなど）
- 遠慮がちな参加者には進行役から話をふる
次のページでは、会議によくいる「困った」参加者を考えます！
