社内会議の進め方の注意点

ミーティングの目的と会議を有意義にする7つのステップを紹介

ミーティングの目的を具体化することから始める

社内メールなどが普及していなかったころと比べると、現在は社内における情報のやりとりは格段に増えています。しかし、情報量が大幅に増えたからといって、意思の疎通が同じくらいできるようになったというわけではありません。顔を合わせ、言葉を交わしながらお互いが合意に至るミーティングは、情報量が増えた今でも欠かすことができない大切な場です。

ミーティングの語源には、「共通の目的に基づき集まること(Merriam-Webster)」という意味があります。従ってミーティングの前提には達成する目的があり、進行するファシリテイター(議長)には目的を実現させる役割が求められます。その役割は目的を明確にし参加者の発言を促し、内容を整理し行動を促すこと、まさにコーチングで使われるスキルです。
 

ミーティングの目的とは?

ミーティングはどのような目的があるのでしょうか。終了時に何を達成されればいいかという目的によって、運営方法は異なります。効果的にミーティングを行うために、ミーティングの種類を目的別に見てみましょう。大きく分けると以下の5つに集約され、必要な要素は次のようになります。

■意思決定する
考えたり話し合う上で必要な材料に基づき参加者で意見を交わし、決断に必要な情報を参加者と十分に共有した上で必要な決定をする。

■問題解決する
具体的な問題や課題を取り上げる。事実関係や問題を引き起こしている原因を洗い出し、未来に向けての解決策を出す。

■アイディア出しをする
実現が可能かどうかに気をとられず、あらゆる可能性について自由な発想を促し、アイディアを制限なく出し合う。

■評価する
終了したプロジェクトなどについて事前に決めた評価基準をもとに、うまくいったこと、改善が必要なことなどを振り返り、次回の機会に活かすために評価する。

■情報共有する
顧客情報や営業進捗など、関係者が知っておくべき必要事項について共有する。

目的によって、ミーティングで交わされる会話の方向性も異なります。たとえば問題解決の場合はできるだけ具体的な過去の事例が求められるに対し、ブレーンストーミングでは、未来の可能性に向けたアイディアベースの話でもよい、といった具合です。

それでは、今あなたが参加しているミーティングは効果的に行われているでしょうか。まず診断するところから始めてみましょう。
 

そのミーティングは効果的か?

5つの条件を達成して効果的なミーティングを運営する

5つの条件を達成して効果的なミーティングを運営する

よいミーティングの最低の条件とは、「目的が明確で参加者全員が合意している」ことです。たとえば、同じアイディア出しでも、「このミーティングはアイディアを出すことを目的にする」と全員が同意しているのと、なんとなく参加者が自由に意見を話し始めてなんとなく終わるのとでは、終了時の成果や達成感が違ってきます。

それでは、あなたが通常行っているミーティングについて以下のチェックシートで診断してみましょう。ふだんあなたが行っているミーティングを振り返ってみてください。以下の項目でいくつチェックがつきますか?

□ 実施の目的が明確でない
□ 人が意見を言うと、必ずそれに対して批判的な指摘をする人がいる
□ 全般的に一人ひとりの話が長い
□ 同じ話が蒸し返される
□ 結論が出ないことが多い
□ 司会進行役のコントロールが強くて意見が出せない
□ 議題が用意されていない
□ 人数が多すぎて議論が成り立たない

3つ以上にチェックがついたら、そのミーティングにはなんらかの改善が必要です。
 

コーチングを活用したミーティングの進め方

ミーティングが効果的に行われていないとしたら、コーチングスキルを取り入れることで改善を図ることができます。

それには、コーチングで使われる「コーチング・フロー」が効果的です。コーチング・フローとは文字通り、コーチングの流れのことを言います。ミーティングを進める上で、この流れをうまく取り入れると目的に向かって効率よくミーティングは進行します。

1.緊張を和らげる
仕事の調子を聞いたり、飲み物を用意するなど緊張を和らげる工夫も効果的。

2.目標設定する
最初にミーティングの目的を明確にし、終了時に何を実現させたいのかを具体化する。最後に何を達成すべきかを最初に話しておくと、ミーティング中も意識を集中しやすい。

3.現状を明確にする
いま起こっていることの情報共有をする(アイディア出しの場合でも、現状についての情報をたくさん共有すると効果的)。

4.食い違いを明確にする
目指す方向と現状に起こっていることの食い違いは何かについて検討する。食い違いが見えてくると、次の行動への意識が向かいやすい。

5.次の行動を決める
食い違いが明確になったら、それを埋めるために何を行うかについて検討する。何を、いつ、どのようにと具体的であるほどよい

6.評価する
ミーティングの最後を評価でしめること。最初の目標をどのくらい達成したかを検討する。この評価は最後だけでなく、ミーティングの途中でも入れると目標に向かっていない場合は軌道修正されてよい。

7.次のステップを決める
次回のミーティングやその後の進捗などを決める。

コーチの語源は「馬車」であり「行きたいところに連れて行く」という意味があります。ミーティングの進行役が以上のコーチ的な視点を持つことで、常に目的意識を持つことができます。次のミーティングの時には、目標を達成させるコーチ型の関わり方を意識してみてください。

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