社内会議の進め方の注意点

会議運営
ミーティングの目的を具体化することから始める
社内メールなどが普及していなかったころと比べると、現在は社内における情報のやりとりは格段に増えています。しかし、情報量が大幅に増えたからといって、意思の疎通が同じくらいできるようになったというわけではありません。顔を合わせ、言葉を交わしながらお互いが合意に至るミーティングは、情報量が増えた今でも欠かすことができない大切な場です。

ミーティングの語源には、「共通の目的に基づき集まること(Merriam-Webster)」という意味があります。従ってミーティングの前提には達成する目的があり、進行するファシリテイター(議長)には目的を実現させる役割が求められます。その役割は目的を明確にし参加者の発言を促し、内容を整理し行動を促すこと、まさにコーチングで使われるスキルです。

ミーティングの目的とは?

ミーティングはどのような目的があるのでしょうか。終了時に何を達成されればいいかという目的によって、運営方法は異なります。効果的にミーティングを行うために、ミーティングの種類を目的別に見てみましょう。大きく分けると以下の5つに集約され、必要な要素は次のようになります。

■意思決定する
考えたり話し合う上で必要な材料に基づき参加者で意見を交わし、決断に必要な情報を参加者と十分に共有した上で必要な決定をする。

■問題解決する
具体的な問題や課題を取り上げる。事実関係や問題を引き起こしている原因を洗い出し、未来に向けての解決策を出す。

■アイディア出しをする
実現が可能かどうかに気をとられず、あらゆる可能性について自由な発想を促し、アイディアを制限なく出し合う。

■評価する
終了したプロジェクトなどについて事前に決めた評価基準をもとに、うまくいったこと、改善が必要なことなどを振り返り、次回の機会に活かすために評価する。

■情報共有する
顧客情報や営業進捗など、関係者が知っておくべき必要事項について共有する。

目的によって、ミーティングで交わされる会話の方向性も異なります。たとえば問題解決の場合はできるだけ具体的な過去の事例が求められるに対し、ブレーンストーミングでは、未来の可能性に向けたアイディアベースの話でもよい、といった具合です。

それでは、今あなたが参加しているミーティングは効果的に行われているでしょうか。まず診断するところから始めてみましょう。