総務の4つの位置づけ

  • 1. 社内のサービス・スタッフ機能
庶務業務、文書作成・管理、福利厚生など、企業活動を円滑に進めるためのスタッフ業務としての位置づけです。総務で行う多くの業務がこのカテゴリーに入るでしょう。また、現場からの依頼事項で右往左往するのもこのカテゴリーの仕事です。このやらされ仕事をどう効率化するかが、総務としては大変重要な課題となっています。

  • 2. 経営層の参謀役
経営層の意思決定、その他の経営的な業務に必要とされる情報提供やアドバイスを行うことを指します。従業員が1000人程度になると、経営企画室という専門部署に分化することになります。しかし、社外との接点が多い総務部は、経営に必要と思われる情報に触れることが多く、どのような企業規模になろうとも情報提供は行うべきでしょう。

  • 3. 全社コミュニケーションのパイプ機能
社内報などの社内コミュニケーション・メディアの運用や、ICTなどのインフラの整備。全社への周知徹底のための通達の運用やその他の施策での告知活動。あるいは、部門間の利害の調整を図る業務などが該当します。企業規模が大きくなればなるほど、さまざまな社内メディアが登場し、それを専門とする広報室が担当することもあります。

  • 4. 全社的活動の推進役
株主総会、入社式、社員総会など全社的イベントの企画、運営業務。失敗の許されない、そしてタイトな業務となります。全社を巻き込みながら、段取り良く進行を管理しなければなりません。日ごろから協力してもらえる関係作りが必要となってきます。

総務には、大きく分けるとこのような4つの位置づけがあるのです。このように整理することで、以下のことが導きだせます。

  • 1. 総務の業務は現場の業務の円滑化のためにある
  • 2. 経営層にも情報提供することで役に立てる
  • 3. 組織に欠かせないコミュニケーションを活性化することが任務の一つ
  • 4. 全社を巻き込むイベントの企画が可能

なにやら、組織内において重要な位置づけ、役割を担っているように見えませんでしょうか? なのに、社内では評価されない。一体その原因は何にあるのでしょうか?