社内の情報センターの置き所

社内の出来事や動き、その積み重ねである歴史。新製品情報や自社の技術とその管轄部門の情報……。社内には多くの情報が存在します。それらの情報を知りたい場合、一体どこで探せば良いのでしょうか?
情報を探している様子

社内の情報は一体どこで探せば良いのか?



社内報のニュースコーナーに掲載されていたかもしれません。技術部門の知り合いに尋ねれば教えてくれるかもしれません。どこにその情報があるのか、その当たり所を知らないことには探しようがありません。

とにかくここに聞けば何とかなる。そのような情報センター的な担当部門があればすぐに見つかることでしょう。本来的にそのような部署は社内広報担当部署が担うべきです。しかし、社内報の取材で得た情報、ニュースとして投稿されたものであれば保有しているでしょうが、それ以外の情報はほとんど持っていないのではないでしょうか。さらに、社内報に掲載されていたとしても、バックナンバーをめくって探し出すという作業となります。

その点、Web社内報であれば検索機能によりすぐに情報が探し出せます。社内報もバックナンバーがアーカイブとして存在し、全文検索が可能であれば、そこの情報もすぐに見つけることが可能です。

社内報でのPDCAの回し方

社内報の目的は読まれることではありません。読まれることでなんらかの気づきを読者に与え、行動のきっかけを提供することです。とはいえ、読まれないことにはその目的は達成されません。まずは読まれているのかどうか、これが社内報におけるPDCAの初めの一歩です。

社内報では社内報に挟み込まれた読者アンケートにより把握するケース、無作為に選んだ社員にメールにてアンケートを送付するケース。1年に1回、お誕生日アンケートと称して別途アンケート用紙を送付するケース。あの手この手で回収率を上げながら読者の感想を把握しようと努めているはずです。

しかし読者アンケートが100%返ってくることはありませんし、アンケートを返す方は社内報に好意的な方が多いものです。実態を正確な数値で把握することはほぼ不可能です。一方、Web社内報ですと、アクセスログにより冷徹にその結果が現れます。

確かに、アクセスしたけれど本当に読んでいるのかどうか判別できないという事実もありますが、技術の進歩により、スクロール率と滞在時間が把握できるまでになっています。100%スクロール(最初から最後まで画面が見られた)され、滞在時間が3分、となればほぼ間違いなく読んだ、と言っても間違いないでしょう。そして、Web社内報のIDを社員番号で与えておけば、どの社員がどれくらい読んだかも明確に把握できます。

「営業向けの企画は確かに営業が読んでいる」、「部署紹介は万遍なく読まれている」、「トップメッセージ、若手は敬遠しているようだ」、このように正確な傾向が見て取ることができます。傾向が把握できれば、よりターゲットに刺さる企画が展開できるようになります。