御社のリフレッシュスペースを社員が利用しないワケ

「仕事をさぼっていると思われたくないから」使わない

オフィス内にリフレッシュスペースを配置する企業は多いと思います。普段コミュニケーションをとることのない異なる部門の社員が、そこで出会い、コミュニケーションをとる、そのような目的のために配置します。

しかし、そのようなスペースを作って、「ではお使いください」と広報しても、なかなか使われない企業が多いと聞きます。使われない理由な第一が、リフレッシュスペースに居ると仕事をさぼっていると思われてしまうから、というものです。

頭の切り替え、リフレッシュ、ほっと一息つく、そのような目的のためのスペースですから、堂々と利用しても問題は無いのですが、その企業の雰囲気として、仕事をさぼるためにそこに行くのだ、そのように感じられてしまうのです。利用する側は、なにか後ろめたい気分になってしまうようです。

一方、喫煙スペース。ここもある意味リフレッシュスペースです。しかし、ここはなぜか堂々と利用されているように思います。市民権を得ているのでしょうか。コーヒーを飲むのと、タバコを吸う、どちらも同じことなのですが。

「そこに行く大義名分」をつくっていく

喫煙スペースの場合、「私は喫煙者であり、喫煙できるのは喫煙スペースしかないから、そこに行くのだ」という公明正大な大義名分が存在します。また、喫煙室で行われる情報交換がそれなりに意味のあるものだ、そのような認識も広くされています。つまり、喫煙室の場合は、「そこに行く大義名分」が広く認知されているので、積極的に活用されているのです。

一方、誰でも使えるリフレッシュスペースには、まだそのような大義名分が存在していないかもしれません。結果、そこに行く理由が見えにくく、なかなか活用されないのが実態でしょう。

では、どのようにして利用しやすい大義名分をつくっていけば良いのでしょうか。ある企業では、リフレッシュスペースで、定期的に勉強会を開催しているようです。そうしていくと、リフレッシュスペースは勉強する場所、学びの場所であるとの意味づけがされていくようで、徐々に利用者が増えていったそうです。勉強会のみならず、情報交換、そしてちょとした打合せ、社員の方でいろいろな使い方を自ら考えだし使うようになるようです。

ある企業では、雑誌や新聞、その他の事業に係わるさまざまな資料をリフレッシュスペースに置いてあります。つまり、そこに行くのは、調べものをするため、そのような大義名分、そこに行く理由を作ってあげています。結果、コーヒーを飲みながら調べものをして、知り合いがいればコミュニケーションをとる、そのような連鎖が起きています。

自らの執務スペースを出て、違うスペースに移動するには、そこに行く理由となる大義名分を総務部が用意してあげると、社員は動きやすくなるのです。