ふだんなにげなく言葉にする金券。そもそも金券とは? 正確に説明できますか? また、金券の種類、ご存知ですか? 金券というからには、管理もしっかりしておかないといけないのですが、ずさんな管理をしていませんか? 今回は、会社の大切な金券の管理について解説します。

こんなにある金券の種類

切手

切手などの金券の管理

まずは、そもそも金券とは、 「貨幣や補助貨幣ではないものの、貨幣に準じる形で流通している物の総称」です。貨幣に準ずるので、それなりの価値があるということです。一般的な金券としては、以下のような種類があります。

  1. 切手、収入印紙、収入証紙、官製はがき
  2. 商品券、デパート、クレジットカードなどのギフト券、旅行券、ビール券
  3. プリペイドカード
  4. テレフォンカード
  5. 交通系プリペイドカード、新幹線、特急、乗車券回数券
  6. 航空会社・鉄道会社などの株主優待券、飲食券、飲食店で使用できる株主優待券
  7. 映画やコンサート、イベントなどの入場券

結構ありますね。

ただ、総務として職場で目にするものは、切手や収入印紙、ビール券あたりが中心で、出張が多い企業であれば、新幹線の乗車券回数券でしょうか。今回はこれらの管理についてのお話です。

金券管理の目的は「会社の財産」と「社員」を守ること

金券管理

金券の管理は総務の重要な仕事

社内で金券の管理についてルールを定め、周知徹底させることが大変重要となります。会社の財産ですから、紛失や盗難の危険を考慮して徹底した管理をするのはもちろんのこと、もう一つ管理を徹底すべき理由があります。

それは「社員を守る」ことです。なぜなら、金券の管理がずさんだと、ともすると、社員が私的に利用してしまう誘惑に駆られる場合があるからです。魔がさして、実際、無断で会社の財産を私的に使用してしまうことがあるかもしれません。在庫管理がされていれば、私的利用などは考えないでしょうし、万が一あったとしてもいずれ発覚します。

しかし、在庫管理がされていなかったり、帳簿で受け渡しがされていなかったら、自由に使いたい放題となり、ある意味犯罪を助長してしまいます。その意味で、社員を守る上でも、金券の管理は徹底しておきましょう。

管理は総務の目の届くところで施錠を徹底

まずは、金券の保管ですが、総務担当者の目の届く範囲で、原則として金庫に保管をし、日中は担当者が責任を持って管理し、就業後は金庫を施錠します。誰もが簡単に持ち出せる状態にしておかないことが必要です。紛失・盗難の可能性を招くだけでなく、金券の出入りが煩雑になり、在庫数の管理などに誤差が出る恐れがあります。

切手や収入印紙は一つ一つが小さい上、それぞれの金額が異なるので、表示金額の種類ごとに分けられたクリアファイルに入れて保管すると便利です。収入印紙や切手の金額がわかるように、シールなどで目印をつけます。

そして、クリアファイルの表紙や背表紙には、収入印紙が入っているのか、切手が入っているのかがすぐに分かるようなタイトルをつけておきましょう。管理簿も一緒に保管しておくと、一連の作業がスムーズに行えます。

次ページでは管理するための「管理簿」や補充について解説します。