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小口現金が合わない時の対処法

社員の経費精算や、切手や印紙など、少額経費の支払いに使う「小口現金」。手提げ金庫などに保管して、入出金を管理し、残高を合わせる仕事を担当している方も多いでしょう。

自分のお財布なら、ちょっとくらいお金が合わなくても、「レシートもらい忘れたかな」で済みますが、会社のお金となるとそうはいきません。「あるべきお金」と「実際のお金」は、常に一致していなければいけません。

とはいえ、金庫の中を数えた時、あるべき現金と実際の額が合わないことがあります。

何らかの理由で本当に違うこともありますが、記入ミスや数え間違いであることがほとんどです。

「会計が合わない!」と気づいたら、まずは落ち着いて、これらのことを試してみましょう。

急がば回れ!金種表に記入する

金庫に硬貨が多いときやってしまいがちなのが、数え間違い。

これはあなどれません…。後で判明した時、「何でこんなこと間違ってしまったんだろう…」とあきれるくらい単純なミス。それに気づくまで何度も数えなおすハメに陥った経験、私にはあります。

適当な紙に書いて計算するより、あらかじめ金種表を作っておき、きっちり記入して計算するようにしましょう。

特に、小銭を銀行で両替した時に50枚が1本になっているものが混ざると間違えやすいので、金種表に記入して計算することで、数え間違いはかなり減ります。

  • 金種表のサンプル
 
「1本」は1本として計算する、ちょっとクドイタイプ(笑)
小銭が多い職場で愛用してました。
 

もちろん自分の計算用に、式を入れたエクセルシートを用意しておけば尚いいですね。

また、10枚ずつ仕切りがある「50枚収納のコインケース」も数え間違いを防ぐ強い味方。100円ショップでも買えます。

レシートの金額を見直してみる

レシートタイプの領収書で出金処理をする時間違えやすいのは、支払った額以外の額を記入してしまうこと

「支払額(合計)」「預り金」「お釣り」が同じ大きさで表示されているもの、消費税抜きの額が別に表示されているものもあり、間違いやすいです。合わない時はレシートを見直してみましょう。

間違いを防ぐために、支払う時に、「支払額(合計)」に○やアンダーラインなどの印をつけておくのもいいですよ。

レシートを見ながら起票、入力する時の間違いはここで気づきますが、 「経費支出願い」など、出金を依頼した社員が間違って書いてしまうこともあります。

伝票に書かれた金額で、即処理せず、レシートの数字と合っているかチェックするのも忘れずに。

仮払いの有無を確認する

仮払していた経費が確定して、領収書の提出があった時、連絡や書類に行き違いがあると、その領収書で再度経費処理してしまうことがあります。手元の領収書が仮払の精算分でないかどうか調べてみましょう。

同様に間違えやすいのが、仮払の精算で、不足額と超過額の処理を逆にしてしまうこと。

現金は経費の出金のみ、入金は補充以外ないようにしている場合も、仮払の超過額は社員から現金で戻してもらうことがあります。その時は、「入金」処理が発生します。間違えないようにしましょう。

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