総務とは?その仕事の実態に迫る

総務

総務の仕事とは?


「誰でもできる、ルーチン業務が中心」
「言われた事を粛々とこなし、やって当たり前、少しでもミスすると怒られる部署」
「他の部門からは、何をしている部署か良くわかられていない」

総務のイメージ、だいたいこんな感じでしょうか?

私が編集する専門誌『月刊総務』では、多くの総務の方を取材してきましたが、異動で総務に来た方は、往々にして「なんで、私が総務なの?」という感想を持つようです。異動前には、先に記したようなイメージを持っているので、まさか私が総務とは……、そのように感じてしまうのでしょう。「会社に貢献する部署」だとは、正直、あまり思えていないようです。

こう言うと、暗く、将来性のない部門として捉えてしまいそうですが、はたしてそうでしょうか? 改めて総務部の立ち位置を見てみると、そこには大きな可能性を感じることができるはずです。

そもそも総務とはどのような役割を担っているのか、総務の位置づけから総務のあり方まで、詳しく見ていくことにしましょう。

一般的な総務部の仕事とは?

みなさんの会社の総務部には、どのような業務があるでしょうか?

下記は私が所属していた従業員1000人規模、売上200億円の小売業の総務部の管轄業務です。その当時、その会社には人事部、経理部、財務部、経営企画室、情報システム室があり、それらの部署が担当している業務以外の範囲が総務部の管轄となっていました。

具体的には次の表にある業務が総務部の業務となっていました。

  • 経営関係業務(関連記事もあわせてどうぞ)
経営計画の策定、株主総会の運営、取締役会の運営、社内規程の管理、CSRへの対応、関係会社の管理、コスト削減の実施業務改善の実施、内部監査の実施、コンプライアンスの対応、BCPの策定、CI活動、組織活性化、全社的活動の推進
  • 法務関係業務
商業登記、商標管理、知的財産権の管理、契約の締結と契約書の管理、債権管理と回収、株式と株主の管理
  • 管理統制業務
文書管理、印章管理、会議体管理、環境対策、リスクマネジメントへの対応(労務リスク)、防犯対策、防災対策、耐震対策、情報セキュリティへの対応、車両管理(自転車通勤)、安全運転管理、アウトソーシングの実施と運用
  • 資産管理業務
土地の管理、建物管理、オフィス管理フリーアドレスの運用レイアウトの管理リフレッシュスペースの管理)、ICTの運用(BYODIoT)、資産管理、備品管理、OA機器の管理、消耗品管理、印刷物管理、印紙切手の管理
  • 庶務業務
受付業務、渉外業務(歳暮・中元)、秘書業務(手土産)、慶弔業務(祝電弔電生花)、社内報の発行Web社内報の運用社内SNSの運用、社内行事の実施(大掃除)、イベント企画と実施郵便管理、その他
  • 福利厚生業務
健康経営の実施健康経営銘柄ホワイト500)、従業員の健康管理(喫煙対策)、寮や社宅の管理、保養施設の管理、社員食堂の運営置き菓子の管理観葉植物の管理オフィス内の音の管理親睦会の運営社員旅行の企画実施、親睦団体の管理、カフェテリアプランの管理、その他働き方に対する対応(副業テレワーク


ご覧のようにとにかく広範囲で、専門性が必要となる業務もあります。

他部門から総務に異動してきた人は、はた目から見る総務より、はるかにその業務範囲の広さと奥深さを実感する、と言います。分からないだけであって、総務を良く理解すると、ものすごく大事な仕事を担っていると理解できるようです。ということは、総務としてもっと自らの仕事のアピールをするべきなのかもしれません。

私が所属していた会社では、部長・課長・係長とメンバー3人、計6人で対応していました。他部門から見れば、これだけ広範囲に渡る業務をしていれば、一体何屋か分からないのも無理からぬことでしょう。

この「何でも屋」としての総務、一般的にはどのような位置づけとして考えられているのでしょうか。一般的には、次の4つの位置づけとして考えられることが多いようです。