「書留郵便」を使って確実に郵送!郵便物の追跡も可能

郵便局

郵便局の書留を使う


高付加価値を誇ってきた日本の物流サービス。ここにきて人手不足の影響により、サービスレベルの見直しがされようとしています。即日配達から、指定時間配達。なにもそこまで細かく設定しなくてもと思いつつ、一度慣れてしまうと無くてはならないサービスと感じてしまうもの。慣れとは恐ろしいものですね……。

とは言いつつも、送るからには確実に届いて欲しい。ICTが進展している昨今でも、リアルなモノの物流は無くなりません。特に大事な書類や貴重品、さらには現金など、輸送途中で紛失でもしたら、それはそれは大騒ぎ。特にビジネスでは確実性がシビアに問われます。

安心確実に届ける方法はないものかと、頭を悩ませている人にお薦めなのが、特殊取扱郵便物の一つである書留郵便、通称「書留(かきとめ)」です。

【目次】
・書留は「現金書留」「一般書留」「簡易書留」の3種類
・現金書留とは?…専用封筒で現金を送る
・一般書留とは?…実損額を賠償する
・簡易書留とは?…料金が安いが、賠償額と追跡機能に限度がある
・それぞれの書留の料金は?
・それぞれの書留の使い分けは?
・配達した証明が必要な場合は「配達証明サービス」を使う
・書留の利用は郵便局の窓口で!書き方・出し方や追跡の仕方、届く日数は?
・書留の追跡方法は?問い合わせ番号で追跡するは?
・書留の受取方法は?日曜休日配達・受取人不在時の再配達にも対応

書留は「現金書留」「一般書留」「簡易書留」の3種類

書留

書留

  • 書留とは
追跡番号が割り振られ、その郵便物の郵便局での引き受けから、配達までの送達過程をデータで記録している郵便物です。
  • 取り扱い
郵便局の窓口あるいはゆうゆう窓口のみで、コンビニなどで送ることはできません。
  • 何を送る時に使うか
書留は郵便物の中でも特に厳密に取り扱われるサービスであり、重要書類やチケット、現金などを送るときに使われます。万一、郵便物等が壊れたり届かなかった場合に、差し出しの際に申し出た損害要償額の範囲内で、賠償してくれます。この補償は、郵便物とゆうメールに付けることができます。

書留には「現金書留」「一般書留」「簡易書留」の3種類があります。では、それぞれのサービスや補償内容の違いを見ていきましょう。

現金書留とは?…専用封筒で現金を送る

現金を送付する場合専用の一般書留で、現金を送る手立てはこの方法に限ります。他の宅配便での現金送付はできません。

現金書留を送るときは「現金書留専用封筒」で送る必要があり、専用封筒は郵便局で1枚21円で販売しています。

紙幣だけでなく小銭も送ることができますが、海外通貨の場合は現金書留の対象では無いので一般書留で送ることになります。貴金属や宝石も同様で、通常の書留(一般書留か簡易書留)で送ります。

また、郵送できるお金に限度額の設定はなく、封筒に入るだけの金額であれば郵送が可能です。ですが、補償額には50万円という上限があるので、それ以上の金額を郵送する場合は全額補償を受けることができない点に注意が必要です。


一般書留とは?…実損額を賠償する

引き受けから配達までの送達過程を記録し、書留の受領証に記載されている引受番号(問い合わせ番号)を用いて、郵便追跡システムのオンラインネットワークを使い、配達状況が把握できます。万一、郵便物等が壊れたり届かなかったりした場合は、実損額を賠償してくれます。

簡易書留とは?…料金が安いが、賠償額と追跡機能に限度がある

一般書留に比べて料金が割安ですが、賠償額と追跡機能に制限があります。

賠償額は、原則として5万円までの実損額です。

一般書留と現金書留は「荷物を出した郵便局」「出した時間」「荷物が到着した郵便局」「着いた時間」「どの郵便局を経由したか」を記録してくれます。

これに対し、簡易書留は「荷物を出した郵便局」「出した時間」「荷物が到着した郵便局」「着いた時間」の記録です。細かくチェックしたい場合は、一般書留を利用しましょう。

「現金書留」「一般書留」「簡易書留」、それぞれの書留の料金は?

一般書留と現金書留、簡易書留、それぞれについての利用料金は下記になります。

種類 現金書留 一般書留 簡易書留
追加料金(※) 郵便料金に430円追加(専用封筒1枚21円が必要) 通常郵便:430円追加
ゆうメール:370円追加
通常郵便:310円追加
ゆうメール:310円追加
補償額 1万円(但し、10円で5000円の増額可能)
上限50万円
10万円(但し、21円で5万円増額可能)
上限500万円
5万円まで(増額なし)
※料金はいずれも税込み

書留郵便は、基本料金・運賃と各書留の加算料金の合計が利用料金になります。

3つの書留で、大きく異なるのが補償内容の部分です。

  • 現金書留の料金
通常の郵便料金に430円(税込)追加となります。補償されるのは1万円まで。但し、補償を増額することが可能で、5000円ごとに10円が必要。上限は補償額50万円まで。

  • 一般書留の料金
通常の郵便料金に430円(税込)追加となります。ゆうメールでは基本運賃に370円(税込)追加となり、ともに補償されるのは10万円まで。但し、補償を増額することが可能で、5万円ごとに21円が必要。上限は500万円まで。
  •  簡易書留の料金
通常の郵便料金に310円(税込)追加となります。ゆうメールでは基本運賃に310円(税込)追加となり、ともに補償されるのは5万円まで。補償の増額はありません。

なお、大口・法人の方向けに、書留料金の割引制度も用意されているので、要チェックです!

「現金書留」「一般書留」「簡易書留」、それぞれの書留の使い分けは?

3種類の書留の選び方は、
  • 現金…現金書留
  • 重要書類(受験時の願書等)・チケット等…簡易書留
  • 高額な有価証券や商品券…一般書留(送るものの金額によって補償金額を増額)
となります。

封筒や切手、印鑑など、どの書留を利用するかによって必要になるものが異なります。次から実際の書留の出し方、追跡の仕方を見てみましょう。

配達した証明が必要な場合は「配達証明サービス」を使う

また、一般書留・現金書留とした郵便物や荷物は、配達した事実を証明する「配達証明」というサービスをつけることもできます。これは、郵便局が差出人に対して、受取人へ確かに郵便物が配達されたことを証明する「郵便物等配達証明書」を送付するサービスで、一般書留に必要な料金に310円(税込)追加で利用できます。但し、郵便物等の実際の受取人が誰であるかを証明するものではないのでご注意ください。


書留の利用は郵便局の窓口で!書き方・出し方や追跡の仕方、届く日数は?

郵便局

郵便局の窓口で出す必要がある


  • 一般書留・簡易書留の送り方
書留は郵便物を出した郵便局の場所と時間を記録することになりますから、ポストに投函しただけでは利用できません。郵便物を封筒に入れ、封筒に郵便番号、住所、名前を書いて郵便局の窓口で、「簡易書留(または一般書留)でお願いします」と依頼します。すると「書留・特定記録郵便物等差出票」を渡されますので、依頼主の住所と名前、届け先の名前を記入をして、料金を支払います。
書留・特定記録郵便物等差出票

書留・特定記録郵便物等差出票


一般書留・簡易書留の場合は、専用封筒があるわけではないので、通常の封筒を使えば大丈夫です。

  • 現金書留の送り方
現金書留の場合は、のし袋などに現金を入れて、現金書留専用封筒を購入して、それに入れて送ります。専用封筒は郵便局の窓口で購入でき、1枚21円です。
現金書留の封筒

現金書留は専用封筒が必要


2016年から刷新された現金書留の専用封筒では、専用封筒に直接「届け先住所と名前・電話番号」と「依頼主住所と名前・電話番号」を記します。現金封筒は二重構造になっており、内側にある封筒の中に現金を入れます。
現金書留専用封筒とのし袋

現金書留は専用封筒にのし袋等を入れて使う


小銭も入れられます。現金を入れて封をした裏蓋の上に、印が付いた3ヶ所に印鑑を押しますので、お忘れなく(またはサインでも可)。
現金書留専用封筒

現金書留専用封筒は裏3カ所に印鑑を押す


切手は貼らずに「現金書留をお願いします」と依頼すると、「中に入れた現金の金額を教えて下さい」と言われますので、金額を伝えます。

以上の手続きを終えると、郵便局員さんが追跡番号の記載されたシールを封筒に貼り、郵送手続きをします。郵便料金支払い後は、申し込み時に記入した差出票の控えをもらいます。

書留の追跡方法は?問い合わせ番号で追跡する

控えには「問い合わせ番号」が書かれています。

郵便追跡サービス」というサイトがあり、郵便追跡システムのオンラインネットワークにて、問い合わせ番号'-'(ハイフン)を抜いた11桁-13桁の半角文字で入力すると状況が分かります。相手に届くまで、控えは大切に保管しておきましょう。

なお、書留であっても配達までにかかる日数は普通郵便と同じです。急いでいる場合は書留を速達で送ります。この場合は通常の郵便料金+書留料金+速達料金の合計が料金となります。

書留の受取方法は?日曜休日配達・受取人不在時の再配達にも対応

書留は日曜・休日も配達してくれます。不在だった場合は、ポストに不在票が入って、再配達も可能です。そして、電話により当日19時頃(注意:電話受付時間は郵便局によって異なる場合あり)までに再配達希望があったものについては21時頃までに、無料で再配達してくれます。
不在者票

不在時にも不在者票による再配達が可能


さらに、不在のため持ち戻った書留は、受取人が希望される日または時間帯に再配達してくれます。受け取り時には印鑑かサインが必要です。配達時間帯は以下のように細かく設定されています。

  • 午前8時頃~12時頃
  • 午後(1)12時頃~14時頃
  • 午後(2)14時頃~17時頃
  • 夕方17時頃~19時頃
  • 夜間19時頃~21時頃
さらに、2017年6月1日から、配達時に郵送先が不在だった場合、戸建住宅に設置した宅配ボックスへ配達するサービスが開始されました。日本郵便が定める必要条件を満たしていれば、担当郵便局に依頼書を提出することでサービスを利用できます。

使うケースは少ないかもしれませんが、知っていれば便利な書留郵便。これで迷わず利用してみてください。
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