ビジネスにおける封筒の書き方

ビジネスでの情報伝達手段は圧倒的にメールが多くなりましたが、その分、郵便物の重要度は以前よりも上がっています。

郵便物が届いて、まず最初に目にするのは封筒です。その郵便物の第一印象を決定付けるのは、パッケージである「封筒」というわけです。特に就職・転職の履歴書などではこの第一印象が重要です。

丁寧に楷書で書くことや、いくつかの決まったマナーを守らなければならないことは言うまでもありません。

今回は、そんな重要度の高い郵便物を出す際に必要な封筒の書き方、郵便号や住所、宛名の書き方について解説します。

【目次】
▼封筒の宛名は「縦書き&手書き」が基本
▼縦書き封筒:表面の書き方
▼縦書き封筒:裏面の書き方
▼横書き封筒:表面の書き方
▼横書き封筒:裏面の書き方
▼宛名の敬称を使い分ける・返信用封筒の場合は敬称をつける
▼封筒の封をする前の確認ポイント
▼封筒の宛名の書き方:最重要ポイントのまとめ


封筒の宛名は「縦書き&手書き」が基本

undefined縦書きの方がより丁寧な印象を与えます。お礼状やお詫び、ご依頼などの改まった内容や目上の人への手紙は縦書きが基本とされています

縦書きの方がより丁寧な印象を与えます。お礼状やお詫び、ご依頼などの改まった内容や目上の人への手紙は縦書きが基本とされています

ビジネスにおける正式な文書を郵送する場合、その封筒は手書きが基本です。また、縦書きの方がより丁寧な印象を与えます。

ダイレクトメールやプレスリリースなど多くの方に出すカジュアルな案内であれば、「横書きの宛名シールに印刷」という形でもOKですが、お礼状・お詫び・依頼などの改まった内容、見積書や請求書などの重要書類、そして目上の人への手紙は縦書き・手書きが基本です。


縦書き封筒:表面の書き方

縦書き封筒:表面の書き方

縦書き封筒:表面の書き方

  • 切手
縦書き封筒は和封筒とも言われます。

縦書き封筒の場合、切手を貼る位置は左上です。切手の枚数はなるべく少なくしましょう。2列で貼っているケースも見かけますが、残り物をかき集めて貼った印象を与えてしまいます。記念切手の場合には、ビジネス上相応しいものを選びましょう。

  • 郵便番号と住所
郵便番号枠の右端に揃え、都道府県名から書きます。

文字数とスペースを考えながら均等に割り振ります。スペースが足りなくなって寸詰まりになっているものは見た目にも良くありません。

数字は漢数字を使い、住所は略さずに*丁目のあとに「**番**号」まで書きます。「-」を使っても良いでしょう。ビル名、階数も省略せずに書きます。
 
  • 宛名…会社名・部署名・肩書
中央に大きく、住所よりも一段下げて書き始めます。

会社名は(株)(有)などと略さず、「株式会社」「有限会社」などと正式名称で書きます。部署名もわかっている場合には省略せずに記入します。肩書は、短い場合は名前の上、長い場合は部署名に続けて書きます。

  • 宛名…個人名
個人名を記入する場合には、会社名・部署名に「御中」は付けません。個人名の宛先の下に「様」を書くだけです。

「親展」「在中」などの「外付け」を正しく使う

特に注意すべき事項がある場合、縦書き封筒の左下に「赤字・赤枠」で「外付け」と呼ばれる文字を書きます。

代表的なのが「親展」。

これは「ご本人自ら開封して下さい」という意味です。よく「親しみを込めて」という意味と間違えている方がいるので注意してください。
役員会の議事録や人事関係の書類そして公表されていないデータ、履歴書・職務経歴書など、本人以外の目に触れてほしくないものには「親展」の外付けを付けで送ります。

「親展」の他に「至急」「重要」などがあります。重要書類の場合は「請求書在中」「履歴書在中」など、書類の内容を書くと取り紛れずに確実に届きます。

縦書き封筒:宛名に英字が入っている場合の書き方

縦書き封筒:宛名に英字が入っている場合

縦書き封筒:宛名に英字が入っている場合


  • 縦書きの英字
縦書きの場合、英字はそのまま一文字ずつ縦書きにします。


縦書き封筒:裏面の書き方


縦書き封筒:裏面の書き方

縦書き封筒:裏面の書き方


  • 封締め(〆)
縦書き封筒の場合には、「〆」「封」などの封字を書きます。
これは「確かに封を致しました」というしるしです。この他、「締」」封」「鍼」の字が用いられることもあります。
お祝い事には「寿」「賀」を使います。

  • 封かん日
封筒の継ぎ目の右側に手紙を書いた日付(封かん日)を入れます。

  • 差出人住所
そして中心線から左側に自分の住所を書きます。社用であれば会社名・所属部署名も略さず書きましょう。表面の宛名よりも小さめの字で書きます。郵便番号も省略せずに書きます。

  • 差出人氏名
封筒の継ぎ目の右側に、差出人住所よりも大きな文字で書きます。

横書き封筒:表面の書き方

一般的に洋封筒とも呼ばれます。間違いやすい切手の位置など大丈夫ですか。早速確認しましょう。
横書き封筒:表面の書き方

横書き封筒:表面の書き方


  • 切手
右上に貼ります。「縦長にしたときに左上」になる位置に貼ると覚えておくと分かりやすいでしょう。

  • 郵便番号
書く位置は基本的には切手の下、封筒の右下です。「縦長にしたときに右上」と覚えておきましょう。
 
  • 宛先住所・氏名
漢数字でも算用数字でも大丈夫です。

  • 宛名…会社名・部署名・肩書・名前
縦書き同様、住所より一回り大きく、名前が一番大きくなるように記入します。

横書き封筒:裏面の書き方

横書き封筒:裏面の書き方

横書き封筒:裏面の書き方


  • 封かん日
右上に手紙を書いた日付(封かん日)を入れます。

  • 差出人住所・氏名
封筒の横幅の3分の1におさまるように自分の住所・会社名・所属部署名・氏名を書きます。郵便番号も省略せずに書きましょう。
  • 封締め
横書き封筒の場合には、封字は省略しても構わないことになっています。

A4サイズ封筒:表面裏面の書き方

A4サイズ封筒:表面裏面の書き方

A4サイズ封筒:表面裏面の書き方


大判の書類を送るときに使うことの多いA4サイズの封筒も、基本は縦書きです。封筒の書き方のマナーも縦書き封筒に準じます。

宛名の敬称を使い分ける・返信用封筒の場合は敬称をつける

宛名の敬称は
  • 会社宛・部署宛であれば「御中」
  • 個人宛であれば「様」
を使います。

会社名+個人名の場合には会社名への「御中」は不要となり、個人名の「様」のみ付けます。「殿」は基本的に目下の人に使うものとされているので使わないほうが無難です。

返信用封筒が付いている場合、封筒の宛名には敬称が付いていなかったり「◯◯宛」となっていることが多いでしょう。敬称が付いていない場合は追加し、「宛」となっていれば二重線で消してから、脇に敬称を付けるようにします。

封筒の書き方…封をする前の確認ポイント

宛名を書き終わっても、封をする前に確認するべきことがあります。順番に見てみましょう。

  • 1)便箋は2枚以上使う
以前は、1枚で書き終わると素っ気無い印象を与えてしまうということで白紙の便箋を1枚つけていました。現在はそこまでこだわる必要はないものの、なるべく2枚以上書くことがマナーとされています。「一筆せん」の場合は1枚で大丈夫です。
  • 2)便箋は三つ折か四つ折にする
封筒の大きさにあわせて三つ折もしくは四つ折にします。角が揃うよう気をつけましょう。洋封筒の場合には四つ折が基本です。

  • 3)二重封筒を使う
正式な手紙には、封筒の内側に薄い紙がある二重封筒を使います。ただし、弔事の場合には、「不幸が重ならないように」という意味から、使わないのがマナーです

  • 4)封はのりで貼り付ける
中の便箋や封筒同士がくっつかないように注意してのり付けします。セロハンテープやホッチキスは使わないのがマナーです。


封筒の宛名の書き方:最重要ポイントのまとめ

  • 縦書き封筒の表面の場合、住所は略さずに「**番**号」まで漢数字を使う
  • 縦書き封筒の場合、裏面には「〆」「封」などの封字を書く
  • 横書き封筒の場合、切手は右上に貼るのが決まり

封筒はその郵便物の第一印象を決定付けるツールです。そこには様々なルールが存在しますが、どれもこれも受け取る「相手」への思いやりや気配りが形となったものです。

言葉やしぐさ以外でも、手紙や封筒を使ってコミュニケーション力をアップさせてみませんか。

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