封筒の宛名や住所の書き方とマナー

ここでは封筒の宛名や住所の書き方とマナーについてお伝えします。
封筒の表書き・裏書き、封の仕方、宛名シールの使い方など封筒を正しく書いて、相手に良い印象を与えましょう。

<目次>

封筒の表書きは各行のアタマをそろえる

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表書き:各行の頭を揃える


表書きは、各行のアタマをそろえるようにします。これは絶対的なルールではありませんが、書きやすいうえ、見栄えがよくなるのでおすすめします。先方の名刺が手元にあれば、その情報にしたがって住所から書いていきましょう。住所が『〇〇1-2-3』の場合。正確には住居表示により『一丁目』までが漢数字、2番3号が算用数字となります。さらにビルの名前が入るなど住所が長い場合には、2行に分けても問題ありません。
 

会社名は(株)と省略しない

気をつけたいのが会社名です。よく(株)と書く人を見かけるのですが、「株式会社と書くのが面倒くさいから略しました」というメッセージを知らないうちに発してしまいます。大切なお客様や取引先の企業名を勝手に略さないように注意してください。また、会社名には『株式会社〇〇』のように株式会社が前につく場合と『〇〇株式会社』のように後につく場合がありますので、間違えないようにしましょう。

続いて『所属先』、『役職』、『名前』を記します。大企業ですと、1日に数えきれないほどの郵便が届くため、所属が書かれていないと調べる手間が掛かります。その分到着が遅れますので、所属をハッキリ書いておきます。
 

宛名は、ど真ん中に大きく書く

なにより一番大切なのは、相手の名前です。よって中央に大きな字で書きます。役職がついている人なら、名前の上に、やや小さめの字で『課長』や『主任』などと書いてください。全体を見てバランスがよいかどうかをチェックするのもお忘れなく。
 

中身に応じて「親展」「〇〇在中」をプラスして

『親展』とは『受取人が開封してください』というメッセージです。個人情報などを送るときは、他人に開けられないよう左下に書いておきましょう。ただし、黒色の小さな字で書けば気づかれない可能性があるので、大きな字で目立たせるようにします。赤字にしたりスタンプを押したりするのもOK。とにかく目につくようにしましょう。

また、『〇〇在中』は中身を知らせるときに使います。『請求書在中』『パンフレット在中』などと書きます。すると相手は、封筒を開ける前に『何が入っているか』が分かるので、至急開けるべきか、後ほどでよいのか、と心づもりができるでしょう。
 

封の仕方にもマナーがある

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裏書き:封はのり付けが基本


裏書きに自分の情報を書いたなら、封を閉じます。このとき、のり付けするのがマナーです。ホチキス、セロハンテープ、ガムテープは雑な印象を与えるので使いません。さらに『〆』と書く、もしくは『封』の印を押せば完璧です。
 

宛名シールはTPOに応じて

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宛名も用心深く


効率化を優先するなら、宛名シールをパソコンで作っておく方法があります。たとえば複数社へ毎月のように請求書を送るときや、キャンペーンがあり一斉にチラシを郵送するときなどです。このような定型業務であれば、イチイチ手書きするのは面倒ですから宛名シールを使っても問題ありません。ただし、心を伝える内容、お礼状や詫び状のときは手書きするようにしてください。宛名シールでは肝心の想いが伝わらず逆効果になりかねないからです。

ほかには「新商品や新サービスを紹介しよう」とダイレクトメールを送るとき。宛名シールを貼って、差出人には自分のハンコを押した封筒をときどき見かけます。でも、お客様はその封書を手にしてどう感じるでしょうか。あまりに機械的ですし、おざなりな印象を与えかねません。

そこで、すべてとは言わないまでも、封筒か中身のどこかに手書きをしたらいかがでしょう。「あなただけに」「大事なお客様だから」の丁寧な気持ちが伝わるようにすれば、その分リターンが期待できると思います。今回は封筒の書き方についてお伝えしました。正しく、マナーをもって封筒が書けたなら、相手によい印象を与えることができるでしょう。

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