「~について」「~の件」だと曖昧になりやすい

ビジネス文書の書き方とコツ

ビジネス文書の書き方とコツ


よく目にするタイトル。それは「~について」「~の件」です。

この2つは、もちろん間違いではありません。たしかにササッと書けて、格好いいタイトルに仕上がりますがときに注意も必要。これらのタイトルは曖昧になりやすいからです。

たとえば、「新商品について」というタイトル。
読み手は「新商品って何?」「新商品をどうしたいの?」と、たくさんの疑問が湧いてしまいます。

では、もっとわかりやすい標題にするには、どうしたらよいでしょうか。

<目次>  

タイトル(件名)には、「内容」と「目的」を絞り込んで入れる

ベストなタイトルは、パッと見て文書の内容が伝わるものです。そのためには、次の2ステップで書くとよいでしょう。

1.商品やサービス、案件、イベントなど対象を絞り込む
2.「その何なのか」文書の目的を入れる

例1 「新商品について」と書きたいとき
ステップ1:対象を絞り込む   「新商品らくらくファイル
ステップ2:文書の目的を入れる 「新商品らくらくファイルのご提案

例2 「セミナーの件」と書きたいとき
ステップ1:対象を絞り込む 「メンタルヘルスセミナー」
ステップ2:文書の目的を入れる 「メンタルヘルスセミナーの開催通知

いかがでしょうか。

ちょっとしたコツですが、ステップ2で完成させたタイトルは、ダンゼンわかりやすくなりました。標題をつけるときは、ぜひ2ステップで考えてみてください。

補足しますと、次のように「~について」「~の件」と書いても、もちろんかまいません。

大切なのは、絞り込んで目的が入っていることです。

・「新商品らくらくファイルご提案について」
・「メンタルヘルスセミナー開催通知の件」

ただ、タイトルが長くなることから、なくても伝わる言葉であれば削除するのも一案です。
 

ビジネス文書の目的にはどんなものがあるだろう

ビジネス文書の目的

ビジネス文書の目的


ステップ2で「文書の目的」を入れるとお伝えしました。実務では、どんなものがあるでしょうか。一例を紹介します。

・お知らせ、通知
・ご案内、案内
・お願い、依頼
・ご回答、回答
・お礼
・お詫び

なお、タイトルを書くときも、社外文書と社内文書で使い分けをします。社外なら「お知らせ」と丁寧に、社内なら「通知」と単刀直入に書くようにしましょう。
 

社外文書に入れる結びの挨拶文の書き方

社外文書には、はじめと結びに挨拶文を入れるのがお決まりです。今回は、結びの挨拶文にフォーカスします。
ここでも2ステップの小技があるので紹介します。

1.愛顧を願う
愛顧とは、「目にかけてもらうこと」を意味します。ですから、「自社や私のことを今後ともよろしく」のメッセージを書きます。

・今後ともよろしくご指導ご鞭撻を賜りますよう、お願い申しあげます。
・引き続き倍旧のご厚情を賜りたく、切にお願いいたします。
・今後とも変わらぬお引き立てのほど、お願い申しあげます。

2.用件をまとめる
文書の用件をまとめます。

・まずは書面にてご通知申しあげます。
・略儀ながら書中をもちましてご案内いたします。
 

ビジネス文書はタイトルと結びの挨拶文をそろえる

ひととおり完成したら、タイトルの「目的」部分と、結びの挨拶文の「要約」部分をチェックしてみましょう。このとき、2つの言葉がそろっていたら合格です。

標題 「弊社事務所移転のご案内
結び 「まずは書面にてご案内申しあげます」

標題 「お客様満足度アンケート記入のお願い
結び 「略儀ながら書中をもちましてお願いいたします」

逆に、「ご案内」の標題なのに「お礼」で結んでいれば、内容がズレてしまったかもしれません。わかりにくい文書にならないよう、もう一度見直してみましょう。

読み手に「わかりやすい」と思わせる文書は、あなたの評価をさらにアップさせます。ぜひトライしてみてくださいね。

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