謝罪・お詫びメールはすぐに書く

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お詫びメールはお礼のときと同じく、スピードが大切です。間違いに気づいたら「早ければ早いほどリカバリーできる!」と心得ておき、すぐに対応しましょう。

基本的には、いきなりメールをするより、電話で謝ってから確認の意味でメールも送ると印象がよいものです。ただ、相手がオフィスにいればよいのですが、不在時や時間外であれば、メールを先に送る方が対処しやすい場合もあります。

いずれにせよ、メールの書き方は重要です。そこで今回は『許してもらえるお詫びメール』と『カチンとさせるお詫びメール』の2つをご紹介します。ぜひ対比しながら、ポイントを確認してみてください。
 

許してもらえる謝罪・お詫びメールと書き方のポイント

シーン設定:「請求書の送り状を誤って郵送した場合」

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いつもお世話になっております。
ハッスル商事の鈴木でございます。

さっそくですが、貴社宛てに本日投函しました請求書につきご連絡いたします。
請求書自体に間違いはありませんが、誤って他社宛の送り状を添えてしまいました。

私の不注意によりご迷惑をお掛けし、お詫び申しあげます。

大変勝手なお願いではございますが、
本状が届きましたら、破棄くださいますようお願いいたします。

あらためて連絡させていただきますが、まずはメールでご一報申しあげます。
なにとぞご容赦くださいますよう、お願いいたします。
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では、許してもらえる謝罪・お詫びメールの書き方のポイントと対応する文例を3つ挙げます。

 
  1. ミスをしたときは、正直に事実を伝えます。
    「誤って他社宛の送り状を添えてしまいました。

  2. キチンと謝ります。
    「ご迷惑をお掛けし、お詫び申しあげます。」「大変失礼いたしました。」

  3. 相手にお願いしたいことがあれば伝えます。
    「本状が届きましたら、破棄くださいますようお願いいたします。」
    そのとき「大変勝手なお願いではございますが」などの前置きをするとよいでしょう。
 

カチンとさせるお詫びメールのNGポイントとNG文例

では、逆に相手をカチンとさせてしまう謝罪・お詫びメールのNGポイントと、具体的なNG文例を挙げます。
 
  1. 謝罪の言葉が軽い

    × すみませんでした m(-_-)m
    × 超ごめんなさ~い。
    × 土下座したい気分です。ぺこり。

    「すみません」はお礼とお詫びの両方に使えますが、正式な謝罪には向いていません。

  2. 言い訳する

    × 年末でバタバタしていたので
    × 確認したつもりですが
    × 私の担当ではないので

    →自社や自分の失敗を認め素直に謝りましょう。相手を感情的にさせてしまうので、間違っても言い訳はしません。

  3. 他人のせいにする

    × 新入社員がミスをしまして
    ◎管理職である私の監督不行き届きです。
    ◎指導者として不徳のいたすところでございます。

    × 上司がチェックしなかったので
    ◎社内の管理体制がうまく機能せず、お恥ずかしい限りでございます。

    →同僚のミスは自分のミス!連帯責任と心得えましょう。
 

謝罪する上で気をつけたいこと

 
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お詫びメールは言い回しを丁寧にし、気持ちを届けましょう。あなたの気持ちが伝われば、「どうぞお気になさらずに」「今後ともよろしく」などの温かい返信がもらえるのではないでしょうか。

ただし、仏の顔も三度まで。同じ間違えを繰り返さないよう十分に気をつけたいですね。今回は社外の方へ向けた謝罪・お詫びメールの書き方をご紹介しましたが、社内・上司への謝罪であっても考え方は同じです。自分の間違いに気づいた場合は迅速に対応しましょう。

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