「契約終了」メールなら連絡しやすい

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印象のよいメールを送ろう


継続していた契約や取引を見直すときは、こちらから「契約解除」「取引終了」「業務委託終了」などを言い出さなければならないことがあります。ただ、新規契約のときと違い、言い出しにくいのも本音です。まずはメールを送って手続きを進めましょう。大切なのは、これまでの厚意に感謝し、理由を添えて丁寧に断ること。そのまま使える文例、テンプレートや断るときのポイントをお伝えしますので、ぜひお役立てください。

■契約終了のメール  

「契約終了」「取引停止」を伝えるメールの文例

まずは文例をご紹介します。

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件名:今後のお取引につきまして

株式会社□□
○○様

いつもお世話になっております。
△△社 鈴木でございます。

日頃より貴社にはご尽力いただきありがとうございます。
契約更新の時期となりましたので、なんとか継続できないものかと
社内で検討を重ねてまいりました。

しかし、不本意ながら諸般の事情により、契約更新を見送るとの結論に至りました。

つきましては、事情をご賢察くだされば幸いです。
契約終了に際し、必要な書類がありましたらご送付願います。

またお声をかけることもあるかもしれませんので、その節はよろしくお願いいたします。

貴社のますますのご発展を祈念しております。

△△株式会社 業務推進室 
マネジャー 鈴木真理子
TEL:03-XXXX-XXXX

******************
 

ポイント1:意思を明確に伝えつつ、配慮も必要

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賢く感じよく断ろう


メール文例で押さえたいポイントをご紹介します。相手のことを思い、回りくどい表現にすると、相互で受け取り方が違ってしまうことがあります。ビジネスですから、ここはキッパリ断ることを念頭に置きましょう。そうはいっても断り文のみですと失礼な印象を与えてしまいます。忘れてならないのは、これまでのお礼です。そのうえで「不本意ながら」「残念ながら」「遺憾ではございますが」などの言葉を使うと、申し訳ないという気持ちが伝わります。

なお、「お断り」「終了」「中止」「解除」「停止」などの言葉はきつく感じるので、「ご辞退」「ご遠慮」「見送る」などの表現に変えてもかまいません。
 

ポイント2:断る理由はどうする?

お断りするとき理由は必ず書きますが、相手の心証を害さないようにします。当たり障りのない理由にすると角が立ちません。たとえば「諸般の事情により」「予算の都合上」「業務全般を見直すことになり」などがおすすめです。正直に「不満足なので」「社内の評判が悪いので」「もっとよい(安い)取引先を見つけたので」などと書けば、品格や知性を疑われかねませんね。
 

ポイント3:結びに社交辞令は書くべき?

結びのフレーズに社交辞令を書くべきかどうかも迷うところです。この先見込みがあるなら、「またお声をかけさせてもらう」などと書いてよいのですが、案件や相手によって判断するのが賢明です。というのは、社交辞令のつもりでもメールは証拠に残ります。安直に今後の可能性を示唆すると「その後いかがですか?」と、しつこく営業される可能性も。そのたび断るとなると面倒なので、慎重にしてください。

誠意の伝わるメールなら相手も納得してくれるもの。よい印象のメールを送って、契約や取引を気持ちよく終わらせましょう。

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