お断りメールの書き方！ 忘れてはいけない言葉がある
お断りメールにも感謝は忘れずに
「値引きなんてできません」といきなり書くと、相手との関係性が壊れかねません。忘れてならないのは感謝の言葉です。数ある企業のなかから自社に声をかけてもらったのですから、そのお礼を伝えましょう。そのうえで「なんとか貴社のお役に立ちたいのですが・・・」という気持ちを表すようにします。
お断りメールは遠回しな表現で伝えるのがベター
本来ビジネスメールは結論先行ですが、お断りするときは例外です。日本では「ノー」をストレートに言わず、それとなく悟ってもらう文化があるのではないでしょうか。では、NG文例からご覧ください。
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＜NG お断りの文例＞
先日、貴社より値引き要求がありましたのでご回答します。
結論としてお断りいたします。
理由は２つあります。
１．貴社が業界の相場をご存じないため
２．もっと良識あるお客様と仕事をしたいため
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お断りメールの文例にダメ出し！
さて、あなたはどう感じましたか？書き手にとっては論理的なつもりかもしれませんが、きっと相手を怒らせてしまうことでしょう。また、相手にすれば、なぜ断るのかを知りたいもの。その理由は、くれぐれも失礼のないようにします。自己都合を並べたり、重要度の設定をして相手を低く見るのはいけません。相手が不快にならないよう、納得のいく理由をもって断るようにします。
そして理由に箇条書きは適しません。箇条書きは事務的なことを伝えるときに使うからです。お断りするときは心をこめて丁寧に文章で伝えるようにしましょう。
お断りメール……ビジネスで使えるおすすめ例文
お断りメールのおすすめ文例
おまかせネットでございます。
過日は弊社の「ホームページおまかせＡパック」について
お問い合わせくださりありがとうございました。
また、Ｘ月X日付見積書について値引きのご依頼を拝読しました。
新規でお取引を始めるにあたり、なんとか貴社のご要望に応えられないものかと
社内で検討を重ねました。
ただ、弊社としましても業界の水準を遵守しつつ
適正価格で高品質のサービスを提供するのが使命と考えております。
クライアント各社にはご支持いただいていることから
公平性を期すためにも貴社に限っての値引きは難しい状況にございます。
つきましては恐縮ではございますが、お手元の見積書で
いまいちどご検討くださいますようお願いいたします。
メールにて失礼ながら、ご回答申しあげます。
今後ともよろしくお願いいたします。
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一見すると回りくどいようですが、婉曲的に伝えてちょうどよい加減でしょう。
案件や相手によっては今後を示唆する結びにし、「今後ともよろしく」とします。
良識ある社会人は、スマートな表現を身につけたいものです。感謝を忘れず、両社がハッピーになれる提案をすれば、きっとよい方向に話が進みます。断るのが苦手な方もぜひお試しください。
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