「CCメール」の使い方とマナー

そのメール、本当に必要ですか?

CCメールの使い方とは


仕事中、メール処理に時間がかかりすぎる人はいませんか? 時間がかかる理由を聞くと、「CC」で届くメールがとにかく多くてさばけない……という人もいます。働き方改革、残業削減に取り組むとき、メールを見直すのも一案です。この機会に、「CC」で送り合うメールの使い方とマナーについて考えてみましょう。  

「CCメール」の正しい使い方……宛先や目的は?

では、そもそも「CC」で送ったりもらったりするメールは、どんな使い方をすればよいのでしょう。

「CC」はカーボン・コピーの略で、当事者以外でメールの情報を共有すべき人があてはまります。例えば、社内の上司や同僚へ報連相、または社外を含めて関係者との情報共有といったところでしょう。次に「宛先(TO)」との違いを整理してみます。

「宛先(TO)」……当事者、行動を起こしてほしい人、返信してほしい人
「CC」……関係者、情報を共有してほしい人

まずは、この2つの違いを踏まえることが大切ですね。そのうえで誰を「宛先」にし、誰を「CC」にするのか、判断が必要です。なお、「CC」で受信した人は、基本的に返信の義務はありません。

■Bccメールとは?
Bccとはブラインド・カーボン・コピーの略で、CCメール同様に複数人にメールを送る機能です。Bccメールの受信者はそのメールが自分の他に誰に送られているかを見ることができません。 送信者が誰宛にメールを送信しているかを受信者に知られたくない時に使用する機能です。
 

ビジネスシーンで見かけた「CCメール」の使い方

ガイドは仕事柄、いろいろな企業のメールを読ませてもらうことがあります。すると、次のような言葉が社内用語となっているところがありました。はじめは意味不明でしたが、次のようなシーンで使われているようです。

■「横から失礼します」
「横から失礼します」は、メールを「CC」で受信した人が、返信して意見を言うときなどに使うビジネスメールでの表現です。「横から失礼します」で始まるメールは、「お言葉を返すようですが」のごとく反対意見を言ったり、アドバイスしたりするときの前置きや挨拶だそうです。それを読んだ人が、また反論し、炎上のようになって収拾がつかなくなった事例もありました。

■「乗り遅れました」
こちらも複数でやりとりするとき、見かけるビジネスメールでの表現です。書き手が乗り遅れたのは電車でなく、メールを指しています。自分抜きのやりとりを後から読んで、「遅くなったけれど今から加わります」という意味の前置きや挨拶として使われているようです。
 

ビジネスメールは必要な相手に必要なメールを

大勢を「CC」に入れたり、全員に返信を繰り返したりすると、必然的にメールの送受信数が増えていきます。送り手にすれば「ちゃんと報連相してますけど」「読んでないとは言わせないぞ」「証拠物件だ」という気持ちもあるようですが、なんでもかんでも「CC」で送るのはいかがなものかと思います。

というのは、メールは割り込み仕事になることもあるからです。本来業務に集中したいのに、メールが次から次へと送られてくると気が散ったり、優先順位が狂ったりすることも。「CCメール」乱発注意報かも、と心当たりのある方は、必要な相手に必要なメールを送るよう心がけましょう。

自分の時間を大切にし、他人の時間を大切にする。そんなちょっとした心がけで、メールや時間の使い方が上達するのではないでしょうか。

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