お願いメールは慎重に

催促するときは、相手が期限に遅れても一方的に非難しないようにしましょう。なぜなら、ビジネスメールの目的は、こちらの望む行動を相手に起こしてもらうことだからです。

まずは、NGメールから見てみましょう。
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いつもお世話になっております。
七夕商会 営業部 鈴木でございます。

さて、先般お願いした企画書が未着です。
締切りは昨日でしたが、いったいどうなっているんですか!
至急回答してください。
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このように怒りにまかせて書くと、上から目線で嫌な印象を与えます。もしかしたら相手になにか事情があるのかもしれません。

さりげないフレーズにしよう

おすすめしたいのは「状況確認、進捗確認をしたい」という文面にすることです。では、先の例文で挨拶文に続く第2段落を変えてみます。
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本日は1点伺いたいことがございます。
その後、○○の進捗状況はいかがでしょうか。
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この例文は「締切り」「遅延」「至急」などの言葉を一切使っていませんが、催促したい真意が伝わることでしょう。依頼したのはいつ、締切日はいつ、など内容を長々書くと却って野暮かもしれませんね。ただし、キチンと伝わるのか心配なときは、これまでのやりとりがわかるよう、履歴つき(全文引用)で送ってみてください。そうすれば相手が依頼メールを探す手間が省けるうえ、証拠にもなります。

便利な言い換えフレーズ

ほかにも使えるフレーズを紹介します。

(1)ビジネスライクに書くとき
◎お約束の期日になりましたので、進み具合を伺いたくメールいたしました。
◎ ○○の期日となりました。なにか事情があれば率直にお聞かせください。

(2)目上の人に書くとき
ビジネスパートナーを大事にしよう

ビジネスパートナーを大事にしよう


◎〇○の期日となりました。私どもの依頼がご負担になっているのではと案じております。進捗を含めて教えてくだされば幸いです。

◎完成はいつ頃になりますでしょうか。いつもお願いばかりで申し訳ありません。お手伝いできることがありましたら、遠慮なくおっしゃってください。

催促メールにはポイントが2つあります。1つめは冷静沈着に書くこと。2つめは、手を差し伸べる心のゆとりがあることです。そうやってビジネスパートナーを大切にすれば、あなたに信頼が寄せられることでしょう。


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