なぜ、報告書を書くのだろう?

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報告書の意味


「仕事は指示に始まり、報告に終わる」と言われます。では、日頃あなたに指示を出す人は誰でしょうか。きっと多くは上司でしょう。でも上司は部下全員の仕事ぶりをじっと観察するわけにはいきません。そこで部下は、上司に報告する義務があるわけです。そのとき口頭でなく文書にまとめるもの、これが報告書です。報告書はビジネスパーソンにとって必須であり、書く機会の多い文書ともいえます。まずは、上司からダメ出しされる報告書の例を挙げてみます。

■報告書の書き方

よくある「ダメ出し」の例

提出するのが遅いぞー
報告書はすばやく発信しなければなりません。情報は鮮度も大切なのです。

要するに何が言いたいの?
わかりにくい報告書は、ムダな仕事を生みます。読み手は書き手に質問や確認をしないと理解できないからです。

どこまでが事実で、どこからがあなたの意見なの?
事実と意見をミックスさせると、読み手を混乱させてしまいます。

あいまいで具体性に欠けているよ
抽象的な表現をすると、論点がボヤけて嫌がられます。

残念な報告書に対するダメ出しを挙げましたが、思い当たる点はありませんか?では、読まれる報告書になるよう、基本を確認していきましょう。

報告書の目的とは

自分がした仕事の内容や経過、結果、また業務上知る情報などは、上司や会社に正しく伝えます。読み手はそれらの情報を共有して、業務に活かします。これが報告書の目的です。読み手が上司の場合には、報告書をもとに部下の仕事を把握したり、評価する場合もあります。その報告書には、以下の種類があります。

定期的に書くもの・不定期に書くものがある

<定期的に書くもの>
  • 日報、週報、月報 など

<不定期に書くもの>
  • セミナー/研修参加報告書 
  • 出張報告書
  • クレーム報告書
  • 事故報告書
  • 調査報告書 など

以上のように、報告書といっても様々ですが、読み手を満足させるコツは共通しています。

報告書のポイント1:「結論を先に」書く

読み手が知りたいのは結論です。そこで構成は時系列や起承転結にせず、結論をズバッと先に書き、理由や経緯はその後にしましょう。

× キャンペーンで配布するノベルティについて話し合いました。会議ではいろいろな意見が出されました。たとえば、ボールペン、携帯ストラップ、マウスパッドなどです。……
◎ キャンペーンで配布するノベルティは「マウスパッド」に決定しました。理由は、……。

報告書のポイント2:「読む」より「見る」を意識する

忙しい読み手がすばやく理解できるよう、ダラダラと文章にせず箇条書きを用います。図や表を使うのもよいでしょう。

報告書のポイント3:「あいまいな表現」は「数字」に置き換える

あいまいな言葉を書いてしまったら、数字に置き換えましょう。

× 今日は数名のお客様からクレームがありました。
◎ 5件のクレームあり (○月○日) 
× イベントに満足した人が多かったみたいです。
◎ 来場者満足度アンケート結果 平均4.8点/5点満点

事実と意見は項目を分ける

事実と意見は項目を分けて書くと、作文調からビジネス文書へと進化します。

× ロジカルライティングのセミナーを受けたので報告します。まずは論理的な思考法を学び、続いて頭の中を整理してからアウトプットする訓練をしました。特に役に立ったのは、文書を書く前に設計図を作ったことです。最後は企画書を作成し、みんなで披露しあいました。
◎ ロジカルライティングのセミナーを受講したので報告します。

1.セミナーの内容
・論理的な思考法
・思考の整理
・設計図の作成
・実際の企画書の作成

2.所感
今まで「とりあえず書いてみて、あとから直せばいいや」と思っていましたが、書く前に出来上がりの「設計図」を描く、という視点が役立ちました。

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