「A4・1枚」がビジネス文書の基本

ビジネス文書は「A4サイズで1枚」が基本です。そのため要点をギュッとコンパクトにまとめましょう。どうしても1枚に書ききれないなら、補足事項を添付資料にします。書式の構成自体は社内文書、社外文書のいずれも共通です。
自己流でなく書式をおさえよう

 

「前付・本文・付記」の3構成

構成は3つに分けられます。名称は「前付・本文・付記」です。それぞれの名前を暗記する必要はないのですが、どこに何を書くのかはおさえておきましょう。そのとき、「ランチの軽いコース料理」をイメージするとわかりやすいかもしれません。

1.前付
最初に書きます。ここには「いつ」「誰が」「誰に」文書を発信するのか、情報を入れます。いわばコースの「前菜」。読み手に、これから本題に入る心の準備を整えてもらいましょう。

2.本文
中間に書きます。一番大事な部分なので面積も大きくなります。内容は標題(タイトル)に始まり、言いたいことを主文に書きます。この本文は、「メイン料理」にあたります。

注意したいのは社内文書と社外文書で使う用語が違うことです。社内文書であれば読み手はビジネス上の身内ですから、丁寧にしすぎず単刀直入に用件を伝えましょう。たとえば頭語(拝啓など)や結語(敬具など)は一切不要。また季語や挨拶文も原則として要りません。文中の敬語もできるだけ使わずに。字数を比べると、一般的に社内文書より社外文書が多くなる傾向にあります。

3.付記
最後に書きます。この付記にはメインである本文に付け足したい情報を入れます。ときどき手紙やメールで「P.S.」と書く人がいますが、追伸したい内容があればここに入れましょう。ただしビジネス文書では、「追伸」や「P.S.」にせず、「なお、……」と書くのが一般的です。

ここで知っておきたいポイントを説明します。

それは公式の文書であれば、追記はタブーということです。なぜなら「言い忘れたことがあるなら書き直す」のがマナーだからです。ただし、日常的にやり取りする文書なら、注意を喚起するテクニックとして「なお」書きが使えます。

たとえば会議通知書。持ち物や宿題があるとき、箇条書きして日時の後に書けば、読み手に見落とされるリスクがあります。そこで「大事な情報だから見落とさないで」の思いを込めて追記するのです。

また添付資料があれば、それぞれの標題と部数を記します。付記はおまけ。最後の「デザート」と思えば、わかりやすいでしょう。

「3点セット」を使うと書きやすい

文書は、3点セットを意識すると書きやすくなります。3点セットとは「下記のとおり」「記」「以上」です。

1つめは「下記のとおり」。「下記のとおり」は、これから箇条書きするサインとなります。
2つめは「記」。「下記のとおり」を受けて行の中央に「記」を書きます。続いて番号を振って箇条書きしてください。
3つめは「以上」。文書を終えるとき、右端に書いて「The End」のサインとします。

書式は「お弁当箱」だと考える

今回は書式について解説しましたが、難しく考えず、お弁当箱を想像してほしいのです。

お弁当箱は、ふたを開けると仕切りがあります。書式も同じように「何をどこに詰めるかはおおよそ決まっている」ので、あなたはごはんやおかず、フルーツを相手や文書の目的によって詰めていけばよいのです。書式をおさえれば、きっといろいろな文書がスラスラ書けるようになるでしょう。


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