社外文書のポイント

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形式さえ知っていればどんな文書にも応用できます。「基礎を知らずして応用できず」です


社外文書は自社を代表したあなたからの他社へのメッセージです。それは他社に記録・保管される公式文書となりますので内容や言葉遣いには細心の注意が必要です。つい身構えて考えてしまいがちですが、大丈夫。9つのポイントを踏まえて、会社の代表としてふさわしい文書をサクサクと作成してまいりましょう。

■社外文書のポイント  

社外文書にはどんな種類があるの?

日常的な取引に使う文書
  • 送付文書、依頼文書
  • 注文書、納品書、請求書、受領書
  • 照会書、通知書、案内書

例外的な取引時に使う文書
  • 督促書、クレーム文書、謝罪文書
  • 抗議書
  • お断りの文書

社交文書
  • お祝い状
  • お礼状
  • お悔やみ状
 

社外文書を書く際の9つのポイント

文書は書かなければいけない項目が決まっており、一定のルールに基づいて書くことが必要です。 では、9つの必要項目をみてまいりましょう。文書の上から順番に、
 
  1. 日付
  2. 宛先
  3. 差出人
  4. 件名
  5. 前文
  6. 主文
  7. 末文
  8. 別記
  9. 追記

があります。これさえ守れば「ビジネス文書」はパーフェクト!
 

本文に入る前に準備すること

1.日付
日付は右上に書きましょう。作成日ではなく発信日が基本です。ただし見積書や請求書などは、作成・発行した日付が重要なので注意が必要です。一般的に和暦ですが、西暦を採用している会社もあります。会社のルールに従いましょう。

2.宛先
社名の後は改行。部署名、役職、名前を。「株」などではなく「株式会社**」など、正式名称で明記すること。

3.差出人
文末に書く場合もありますが、宛名の斜め右下でもOKです。会社名、名前、部署名を明記すること。

4.件名
「~のご案内」など、本文の内容が一目で伝わるタイトルを記入しましょう。

5.前文
本文の前に「拝啓」などの頭語。そして季節の挨拶や業務的な挨拶を入れます。

6.主文
前分のあとは改行し、「さて」「ところで」などとつなぎ本題に入ります。伝えたい用件をまとめて書きます。

7.末文
本文の最後に挨拶文を必ず入れます。頭語に対応する結語をこの部分に書きます。もし、あなたが覚えようと思うなら、頭語「拝啓」―結語「敬具」の組み合わせだけで十分です。どちらも「つつしんで申しあげる」の意味となります。

8.別記
本文で「下記の通り」と示した内容をまとめて書きます。場所や日時、数量など、簡潔にポイントを書きます。

9.追記
その他、書き残した事や強調したいことを書きます。 最後は「以上」とする。

社外文書というとつい身構えてしまいがちです。 ちょっとしたポイントをおさえるだけでどんな文書にも応用でき、グンと仕事の能率がUPすることは間違いありません。 笑顔で業務を行うためにも、必要なポイントだけは掴んでおきましょう。

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