社外文書は自社を代表したあなたからの他社へのメッセージです。それは他社に記録・保管される公式文書となりますので内容や言葉遣いには細心の注意が必要です。つい身構えて考えてしまいがちですが、大丈夫。9つのポイントを踏まえて、会社の代表としてふさわしい文書をサクサクと作成してまいりましょう。

社外文書にはどんな種類があるの?

形式さえ知っていればどんな文書にも応用できます。「基礎を知らずして応用できず」です
日常的な取引に使う文書
・送付文書、依頼文書
・注文書、納品書、請求書、受領書
・照会書、通知書、案内書

例外的な取引時に使う文書
・督促書、クレーム文書、謝罪文書
・抗議書
・お断りの文書

社交文書
・お祝い状
・お礼状
・お悔やみ状

社外文書を書く際の9つのポイント

文書は書かなければいけない項目が決まっており、一定のルールに基づいて書くことが必要です。 では、9つの必要項目をみてまいりましょう。

文書の上から順番に
  1. 日付
  2. 宛先
  3. 差出人
  4. 件名
  5. 前文
  6. 主文
  7. 末文
  8. 別記
  9. 追記
があります。
文章の日付は「発信される日」が基本です。ただし、見積書や請求書には、作成・発行した日付が重要な意味を持ちますのでポイントです

これさえ守れば『ビジネス文書』はパーフェクト!
それでは9つのポイントについて詳しく見てまいりましょう。>次ページへ