電話?メール?迷ったら

通勤中や移動中、思いがけず事故や災害に遭うことがあります。このような緊急事態が生じて遅刻しそうなときは、速やかに職場や訪問先へ連絡することが大切ですね。本来なら電話で直接話すべきですが、朝のラッシュ時などは車内で話すと迷惑なことも。その場合はスマホや携帯電話からメールを送りましょう。

連絡メールに書くこと、書かなくてよいこと

出社時間に間に合わない! そう思ったら始業時刻より前に職場へメールします。では、そのメールは誰に送ればよいのでしょうか? 正解は上司です。

一方、企業を訪問するときや、駅やカフェなどで待ち合わせるときは、約束した相手にメールを送ります。

いずれにせよ会社アドレスや携帯アドレスへ用件を手短に書きましょう。
緊急事態は不可抗力で起こることなので、挨拶文やお詫びを長々と書く必要はありません。それよりも以下の項目をスピーディに打ち、早急に連絡することを優先してください。

・出社・到着予定時刻 (訪問は中止する場合もある)
・その原因、理由
・今どこにいるのか

1つめの出社・到着予定時刻ですが、大目に見積もっておくと慌てません。急いだり無理をしたりせず、自分の安全を優先しましょう。なお、緊急時ですから多少の誤字脱字を気にすることはありません。

遅刻しそうなときの文例

続いて、遅刻しそうなときの文例を紹介します。
社内と社外に送る場合があるので、2つご覧ください。

<文例1.上司へスマホからEメールを送るとき>
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件名:10:15頃出社します

品川駅にいます。
車両故障のため〇〇線が運転を見合わせています。
朝礼には参加できませんが、よろしくお願いします。

鈴木
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<文例2.社外の人へショートメッセージを送るとき>
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オール社鈴木、品川駅よりご連絡します。
〇〇線の事故により、10:30頃到着する予定です。
お待たせしてしまい大変申し訳ありません。
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3行で伝わる!

3行で伝わる!


2つの文例は、たった3行。時間をかけずに書くことができますね。

このような連絡をすれば、あなたの状況を分かってもらえ、心配をかけずにすみます。



<文例3.遅刻の連絡をもらったときの返信>


立場が変わり、同僚や他社の方が緊急事態に遭遇することもあるでしょう。もしメールで遅刻の連絡をもらったら、相手を気づかう返信を送ってみてください。

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鈴木様、ご連絡ありがとうございます。
どうか急がずにいらしてください。
くれぐれもお気になさいませんように。
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緊急事態は誰にでも起こるもの。「お互いさま」の気持ちをもってメールを送りあえば、きっと仕事も人間関係もよりうまくいくことでしょう。


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