体調不良で会社を休むときのメールの書き方・送り方 

体調不良で休むときのメールマナーは?

体調不良で休むときのメールマナーは?

いつも通り出勤する予定だったのに、急な体調不良に襲われてしまい、会社を休みたい。そのようなときは、原則として上司に電話を入れるのがマナーです。しかしリモートワークなどのテレワーク下では、さまざまな事情によりメールで連絡することもあるでしょう。そのときは失礼にならない書き方や送り方を心がけてください。まずはポイントを5つ挙げます。

<体調不良で会社を休むときに送るメールのポイント5つ>
1. 始業時間よりも前にメールを送る
2. ひと目で休暇申請だと分かるタイトルをつける
3. 本来ならば電話すべきところ、メールで済ませる非礼を詫びる
4. 本文は挨拶→結論(体調不良のため休みたい)→理由や経緯の順に書く
5. いつから復帰できそうか目途を書く

 
当日の休暇申請メールは緊急で重要な連絡のため、上司にいち早く読んでもらう必要があります。そこで、ほかのメールに埋もれないよう、タイトルだけ見れば「体調不良による休暇申請」だと分かる工夫が必要です。

本文は時系列で長々と書くよりも、結論を早く伝えます。忙しい上司が短時間で状況を把握できるようにしましょう。
 
忘れないでほしいのは、本来ならば電話すべきところ、メールで済ませる非礼を詫びる一文です。メールやチャットでの休暇申請が定着している組織や職場であれば不要ですが、「電話するのが筋でしょ」と思っている上司には、一言断りや配慮を忘れないでください。
 

上司へ送る休暇申請メールの文例

では、文例をご覧ください。
 
文例1 

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件名:本日は体調不良のため休暇申請いたします
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〇〇課長
 
おはようございます。
□□(自分の名前)です。
 
本来であれば電話すべきところメールにて失礼します。
本日は体調不良のため、お休みさせてください。
早朝からめまいがし、起きているのが辛い状況です。
 
明日から仕事を再開したいと思っております。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
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気になっている仕事や引き継ぐことは同時に伝える

続いては、仕事の依頼や引き継ぎをしたい場合の書き方です。
 
文例2 

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件名:体調不良のため休ませてください
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〇〇課長
 
おはようございます。
□□(自分の名前)です。
 
メールでご連絡しますこと、ご容赦願います。
 
本日は体調不良のため、お休みしたいと思います。
昨晩から腹痛がし、仕事ができない状況です。
急な連絡となり申し訳ございません。
 
恐れ入りますが、1点お願いしたいことがあります。
10:30よりチームのオンライン会議があり、私が進行する予定でした。
今回は、ほかの方に替わっていただけると助かります。
 
明日から仕事に戻る予定です。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
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気になっている仕事や引き継ぐことがあれば、休暇連絡の際に書き加えましょう。急に休む上に仕事の依頼はしづらいかもしれませんが、休むのはお互い様と割り切り、遠慮せずにはっきりと伝えてください。それは仕事に責任感がある証左ともいえます。
 

女性が上司に「生理痛」と伝えにくいときは……

女性が生理痛で休みたいとき、男性の上司に「生理痛」と正直に伝えにくいという声を聞きました。そのときは「腹痛」や「周期的な原因で」などと婉曲的に書くのはいかがでしょうか。ただし「生理休暇」として申請するためには、勤怠管理の手続きなどの際、体調不良の原因を明らかにする必要があります。生理休暇の規程や手続きは企業によって異なりますので、ご自身でよく確認なさってください。

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