メールも第一印象が勝負

ビジネスでは初対面の第一印象が重要ですが、メールの場合は直接会うのと違い、文章の書き方がすべてです。とくに初めての相手に送る「ファーストメール」には慎重さが求められます。
読み手の立場になれば、突然知らない人からメールが届くと、「この人は誰だろう」「自分のことをなぜ知っているのだろう」「迷惑メールではないか」などと想像して不安に駆られるものです。その不安を解消し、好印象を与えるメールを送りましょう。
 

メールの構成をおさえよう

初めての相手に送るメールは、挨拶だけで終わらせることもあれば、仕事の話と挨拶をセットにする方法の二通りあります。今回は仕事の話と挨拶をセットにする書き方をお伝えします。
 
メールの構成は、次のような順序がおすすめです。
①宛名(〇〇社 〇〇様など) → ②始めの挨拶 → ③名乗り → ④相手を知った理由 → ⑤仕事の要件 →⑥結びの挨拶
 

始めの挨拶は丁寧に

挨拶文は、始めと結びに書きます。まずは、始めの挨拶です。会社と会社の間で、すでに取引がある場合は、「(いつも)お世話になっております。〇〇社の〇〇です。」が一般的ですが、「初めて」を印象づける書き方があります。
 
・突然のメールで失礼いたします。
・初めてメールをお送りします。
・(失礼とは存じますが、)初めてメールでご連絡差し上げます。
 

自己紹介を兼ねた名乗り方

そのうえで名乗ります。ここでは自己紹介を兼ねていますので、「山口です」よりも「山口と申します」と謙譲語で相手に敬意を払う書き方をするとよいでしょう。
 
・〇〇商事で△△を担当しております山口と申します。
・〇〇商事 経理部の山口と申します。
・〇月に〇〇商事に入社しました山口と申します。
・このたび総務部に着任しました山口と申します。

次のページでは、忘れてはならないポイントについて解説します。