異動時の挨拶メールの書き方・マナーは?

相手との思い出を入れよう

相手との思い出を入れよう

春や秋の季節の変わり目……、人事異動のシーズンが近づくと、自分はもちろん、周りの人にも動きがあるかどうか、ドキドキハラハラする人も多いかもしれません。

職場の内示や発令は、いつだって気になるところですよね。そこで今回は、異動や転勤が決まったときに社外のお客様に向けて送る挨拶メールの書き方・マナーについてご紹介します。



社外への異動挨拶メールは何のため?

挨拶メールは、自分や自社の状況が変わったときに書きます。とはいえ、事実や変化を知らせるだけではNG! 

目的は、今後もお互いがよりよい関係性を保つためと心得ましょう。となると、忘れてならないのは感謝の言葉です。「いつもありがとうございます」「感謝しております」などの気持ちを忘れずに入れましょう。

あえてメール文面に手間を掛けよう

異動の挨拶をするとき、1通のメールを書き、BCCで社外のお客様やら取引先へ一斉送信する人がいます。確かにこの方法にすると1回で済むので効率的かもしれません。

でも、挨拶文書は、とくに礼儀を重んじるものです。本来ならお客様のところに直接足を運ぶべきところを文書やメールで済ませるのですから、多少時間がかかっても礼儀を尽くしましょう。できれば、ひとり一人へ文面を変えることをおすすめします。

相手との思い出を入れる

でも、一人ひとりへ文面を考えるのは大変! そこで一部分のみ変えてはいかがでしょうか。

それは、相手との思い出を書くところです。

ときどき、自分の思い出を切々と書く人がいるのですが、情緒的すぎるとちょっと引かれるかもしれませんね。あくまでビジネスですし、相手が喜んでくれるメールにしましょう。


さすがと言われる!異動挨拶メールの正しい文例

それでは早速“さすが”と言われる異動挨拶メールの正しい文例を紹介します。

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件名:異動のご挨拶

株式会社□□
〇〇様

いつもお世話になっております。
△△社の鈴木でございます。

私事ですが、異動のご挨拶のためメールいたしました。
4月1日付で経理部へ転勤することになり、ご一報申しあげます。

3年前に着任して以来、○○様には営業のイロハを教えていただきました。
営業経験がないうえ、行き届きませんのに
いつも寛大な心で接していただき、心より感謝しております。


4月より▲▲が後任として参ります。
万全の引き継ぎをいたしますので、私同様ご指導くださいませ。

今後とも弊社事業に倍旧のご支援をお願いいたします。
本来であれば伺うべきところ、メールにて失礼ながらご挨拶申しあげます。(※)

△△株式会社
鈴木
TEL:03-XXXX-XXXX

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文例は、太字の部分を「あなたとの思い出」にしました。
たった2~3行ですが、相手のハートに響くはずです。

また、最後の一文(※部分)ですが、相手先に訪問する場合は、以下のようにするのもいいでしょう。

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訪問に先立ち、まずはメールにてご挨拶申しあげます。
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残念なメールの文例

ここまで、正しい文例についてご紹介しましたが、残念と思われるNGの文例を紹介します。

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入社以来7年間、商品開発部の業務に励んでまいりました。
これから先もスペシャリストとなるべく残留を希望したのですが、
検査部へ異動発令が出てしまい、非常にがっかりしております。

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こんな本音メールは、ビジネスには不向きです。それに組織の一員としての自覚を疑われてしまいます。もし、思いを伝えるなら、さりげなく入れましょう。

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商品開発の仕事は大好きなので離れがたいのですが、来月より検査部で勤務いたします。
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後任者へバトンをつなごう

後任者にバトンをつなごう

後任者にバトンをつなごう

一方、読み手の気持ちになると後任者のことが気になるものです。そこで後任者の情報も忘れずに入れるようにしてください。

後任者の名前を入れたり、後任者のよい評判を載せたり、「万全の引き継ぎをします」と書くなどし、読み手を安心させるようにします。

異動や転勤、出向は悲喜こもごもですが、デキる人は後任者も活躍できるよう、バトンをつないでから去っていきます。あなたにもそんなシーンが訪れたら、さすがと言われるメールを送ってみてください。

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【まだまだあります!メールのコツ】



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