ビジネス文書/異動シーズンに使うメール文例

異動の挨拶メールの書き方!社外の取引先(お客様)向けおすすめ文例

人事異動の内示が出たら離任の挨拶が必要です。時間をかけずに出したいところですが、これからも関係が続くお客様に良い印象を残すチャンスでもあります。異動や転勤が決まったときに社外(お客様)に向けて送る挨拶メールの書き方や送り方のマナーをご紹介!

鈴木 真理子

執筆者:鈴木 真理子

ビジネス文書ガイド

異動や転勤、離任の挨拶メールは後任者へつなぐ大事な礼儀

異動挨拶メールの書き方

異動挨拶メールの書き方


人事異動のシーズンが近づくと、自分はもちろん、周りの人にも動きがあるかどうか、ドキドキハラハラする人も多いかもしれません。職場の内示や発令は、いつだって気になるところですよね。そこで今回は、異動や転勤が決まったときに離任の挨拶として、社外のお客様に向けて送る挨拶メールの書き方・マナーについてご紹介します。
 
<目次>
 

異動の挨拶メールでお世話になった社外の方へ感謝も伝えよう

挨拶メールは、自分や自社の状況が変わったときに書きます。とはいえ、事実や変化を知らせるだけではNG! 目的は、今後もお互いがよりよい関係性を保つためと心得ましょう。となると、忘れてならないのは感謝の言葉です。「いつもありがとうございます」「感謝しております」などの気持ちを忘れずに入れましょう。
 

取引先への挨拶メールは手間をかけ丁寧に! 一斉送信はNGマナー

異動の挨拶や転勤の挨拶をするとき、1通のメールを書き、BCCで社外のお客様やら取引先へ一斉送信する人がいます。確かにこの方法にすると1回で済むので効率的かもしれません。でも、挨拶文書は、とくに礼儀を重んじるものです。本来ならお客様のところに直接足を運ぶべきところを文書やメールで済ませるのですから、多少時間がかかっても礼儀を尽くしましょう。できれば、ひとり一人へ文面を変えることをおすすめします。
 

メールの文面一部に「相手との思い出」を入れると喜ばれる

でも、一人ひとりへ文面を考えるのは大変! そこで一部分のみ変えてはいかがでしょうか。それは、相手との思い出を書くところです。ときどき、自分の思い出を切々と書く人がいるのですが、情緒的すぎるとちょっと引かれるかもしれませんね。あくまでビジネスですし、相手が喜んでくれるメールにしましょう。
 

【正しいメール例文】さすが!と言われる異動挨拶

それでは早速「さすが」と言われる異動挨拶メールの正しい文例を紹介します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:異動のご挨拶

株式会社□□
〇〇様

いつもお世話になっております。
△△社の鈴木でございます。

私事ですが、異動のご挨拶のためメールいたしました。
4月1日付で経理部へ転勤することになり、ご一報申しあげます。

3年前に着任して以来、○○様には営業のイロハを教えていただきました。
営業経験がないうえ、行き届きませんのにいつも寛大な心で接していただき、心より感謝しております。

4月より▲▲が後任として参ります。
万全の引き継ぎをいたしますので、私同様ご指導くださいませ。

今後とも弊社事業に倍旧のご支援をお願いいたします。
本来であれば伺うべきところ、メールにて失礼ながらご挨拶申しあげます。(※)

△△株式会社
鈴木
TEL:03-XXXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

たった2~3行ですが、相手のハートに響くはずです。また、最後の一文(※部分)ですが、相手先に訪問する場合は、以下のようにするのもいいでしょう。

『訪問に先立ち、まずはメールにてご挨拶申しあげます』
 

【残念なメール例文】ネガティブな本音は異動挨拶のマナー違反

ここまで、正しい文例についてご紹介しましたが、残念と思われるNGの文例を紹介します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
入社以来7年間、商品開発部の業務に励んでまいりました。
これから先もスペシャリストとなるべく残留を希望したのですが、
検査部へ異動発令が出てしまい、非常にがっかりしております。

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こんな本音メールは、ビジネスには不向きです。それに組織の一員としての自覚を疑われてしまいます。もし、思いを伝えるなら、さりげなく入れましょう。

商品開発の仕事は大好きなので離れがたいのですが、来月より検査部で勤務いたします』
 

異動の挨拶はお礼だけではなく後任者の紹介も忘れずに!

一方、読み手の気持ちになると後任者のことが気になるものです。そこで後任者の情報も忘れずに入れるようにしてください。後任者の名前を入れたり、後任者のよい評判を載せたり、「万全の引き継ぎをします」と書くなどし、読み手を安心させるようにします。

異動や転勤、出向は悲喜こもごもですが、デキる人は後任者も活躍できるよう、バトンをつないでから去っていきます。あなたにもそんなシーンが訪れたら、さすがと言われるメールを送ってみてください。
 

異動挨拶メールを自分が受け取ったら何と返信する?

異動シーズンには、自分が異動挨拶メールをもらうことも。この時はどんな返信をするとよいでしょうか? 返信メールのマナー・文例はこちらの記事をどうぞ。

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