異動報告メールへの返信はマナー!お世話になった相手にお礼を伝えよう

人事異動の手紙の返信を書いている手クローズアップ

人事異動の挨拶が届いた場合、返信には実際にどのようなことを書けばいいのでしょうか

異動や転勤が決まったという、挨拶の手紙やメールをもらうという機会も案外あるでしょう。手紙であってもメールであっても、相手にお世話になった場合などは特に返信するのがマナーと言えます。

そこで、実際に返信しようと思うと何を書けばいいのか迷ったり、儀礼的な定型文のようになったりと、困ることも多いものです。

では、返信をする場合の具体的な書き方の例やポイントを確認してみましょう。

 

人事異動(転任・転勤)報告メールへの返信 基本構成

  1. ご連絡をいただいたことへのお礼の言葉、栄転のお祝いの言葉
  2. これまでお世話になったことへの感謝の言葉
  3. 今後も変わらぬお付き合いを願う言葉や新天地での活躍を祈念する言葉、相手の健康を気遣う言葉など

そこで、ポイントとなるのが、2.「これまでお世話になったことへの感謝の言葉」の部分です。

感謝の言葉ですから、「ありがとうございました」という表現はもちろん使われるでしょうが、「○○の折にはありがとうございました」「○○の際にはご指導いただきまして、感謝申し上げます」などのように、どんなにありがたかったか、助けられたかなど、相手との具体的なエピソードを盛り込むことで、内容も豊かになるだけでなくこちら側の感謝の気持ちもより伝わるものです。

では、そのような点をふまえて実際の文例を見てみましょう。

 

人事異動の返信例文1:支店長として栄転する社外取引先の相手へ(手紙)

拝復 早春の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは、大阪支店、支店長にご栄転の由、心よりお祝い申し上げます。
わたくしが申し上げますのもおこがましいことと存じますが、これもひとえに
山室様が永年積み上げていらした様々な業績が実を結んでのことと
拝察いたします。日頃からお世話になり、おつきあいいただいております私どもも、山室様のご手腕ならば、当然のことと感じております。
新任地でもますますご多忙のことと存じますが、いっそうのご自愛と
ご活躍をお祈り申し上げます。 
本来ならば、お目にかかってお祝いを申し上げるべきところでございますが、
まずは書中をもってご祝詞申し上げます。            敬具

 

人事異動の返信例文2:部署異動の連絡を受けた取引先の相手へ(メール)

松本俊美様

このたびは、異動のご挨拶をいただきまして、まことにありがとうございます。
松本様には、平成○○年よりずっとお世話になりまして、ありがたく存じて
おります。○○のプロジェクトや○○の折のことなど、さまざまなことが
よみがえります。そのたびにいつもスムーズに進めてくることができましたのは、
松本様があってのことと、私どものほうこそ、あらためて感謝の思いで
ございます。
新しい部署におかれましても、皆様から期待され、お忙しい毎日と存じますが、
どうかお身体を大切になさいまして、ますますのご活躍をお祈り申し上げます。
弊社においでの折には、またお目にかかれましたら嬉しいことと思っております。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
 

人事異動の返信例文3:退職後に起業する挨拶の報告への返信(メール)

大輪はるか様

このたびは、異動のご挨拶をいただきましてありがとうございます。
お忙しい中、私にまでお気遣いいただき恐れ入ります。
大輪様には、○○の企画の折にはたいへんお世話になりまして、今いただいたメールを拝見しながら、その折のことを思い出しております。メールでも文書や画像を何度もやりとりして、より良いものをという思いで夜遅くまで取り組みましたね。その甲斐あって成功させることができましたが、それは私一人では実現できなかったことと思っております。
新しい部署でも皆様から信頼され、ますます素晴らしいお仕事をなさることと、今からそのご活躍のお姿が目に浮かぶような気持ちです。どうぞお身体を大切にお過ごしくださいませ。なかなかお会いできなくなってしまうのは寂しいことですが、もしもお近くにおいでの折はご連絡ください。
 

その他、社内外問わず返信に使えるお礼を伝える例文

いつも困ったことがあるたびに相談に乗っていただきまして/困難を乗り越えてくることができましたのも○○様がいてくださったお陰/いつも的確なご判断で導いてくださったお陰/○○さんがいてくださらなかったら、実現できなかったことと感謝の思いで一杯です/改めて感謝申し上げます……など。

手紙の中では、儀礼的な要素の強い挨拶状ですが、あまり事務的すぎる挨拶では味気ないものです。書面でもメールでも共通することは、改まった言い回しの中にも、相手との関係によっては多少言葉を変えてみたり、少しくだけた表現を用いてみるなど、定型文の言葉を活かしながらも、自分なりの表現に言い換えるという点です。そして、お世話になった折のことをより具体的に述べることで、こちら側の気持ちも伝わりやすくなるものです。相手のことを思い浮かべながら、心をこめてつづりましょう。

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