メールを管理せず、同じ受信トレイで放置は危険!

受信するすべてのメールをそのまま並べておく人がいます。見ると大事なメールと社内ニュース、メルマガが混在しています。もしお客様からのメールが画面の下に隠れていたら、見落としてしまい納期遅延やクレームにつながるかも!? そうならないようメールを整理整頓しましょう。

ガイドは、「受信トレイのメールは5通まで」を習慣にしています。そのためスなく速くメールがさばけています。OutlookやGmailなどのメールサービスを使う上で、誰でもカンタンにできるおすすめのフォルダ管理方法をご紹介します。
 

メール管理の整理術……フォルダ分けで整理整頓するコツ

メールを管理して整理整頓

メールも整理整頓!


■「処理済み」フォルダを作る
フォルダを「相手別」、「案件別」、「時系列」など、あまり細かくすると、どこに入れるか迷ったり、探すときムダな時間がかかります。

おすすめしたいのが「処理済み」という名前のフォルダを作ること。「返信する」「頼まれた資料を送る」など対応したメールは、手動で「処理済み」に移動させます。

このフォルダにあるメールは一定期間保管しておき、後から探すときは検索します。相手の名前や社名、案件などを入力すれば、数秒でほしいメールが見つかります。

■メルマガは専用フォルダで自動仕分け
一方、メルマガやニュースは役に立つ情報もありますが、メールの優先順位は下がります。いらないなら断るのが一番ですが、つきあい上受け取るものもあるでしょう。

そこで、もう1つ「メルマガ」フォルダを作りましょう。よく届くメルマガやニュースは自動仕分けの設定をして、このフォルダへ直行させます。すると受信トレイには置かれません。必要に応じて見に行くしくみにすれば、仕事の邪魔をされずに済むのです。
 

メールを管理して受信トレイをTo Doリストに!仕事の効率化にも

このように整理整頓をすると、受信トレイに残るメールはペンディング案件だけ。やるべきことが目につきやすく、To Do リストも兼ねています。

このように、メール管理のルールを作ることでより効率的に仕事のスピードをあげることができます。スッキリ空になった受信トレイを見るのは、何とも爽快です。あなたもメールに振り回されないワザをぜひお試しください!

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