メールで時間をムダづかいしないで!

ビジネスパーソンからよく聞く悩み。それは、メール処理に時間がかかりすぎることです。
とくに毎日数十通ものメールが届いて処理に追われる人、1通のメールを書くのに10分以上かかる人は、時短仕事術を身につけましょう。
メールに振り回されると、あっという間に一日が終わってしまいます。このままでは、あなたの大切な時間とエネルギーをムダづかいすることに。

なんでもかんでも返信しない

習慣を変えよう

習慣を変えよう

手っ取り早い解決策はズバリ、なんでもかんでも返信しない! 

受け取ったメールを見てください。あなたのアドレスは「宛先」「CC」「BCC」のどこにありますか。
まず、宛先が自分ひとりなら、当事者なので基本的に返信します。
対してCC、BCCで届いたメールの目的が「念のための情報共有」なら、原則として返信の義務がありません。ですから「受け取りました」「たしかに読みました」「承知しました」「ありがとうございます」などの返信を毎回送っている人は、今すぐやめましょう。

×「メールを受け取りました」
×「たしかに読みました」
×「承知しました」
×「ありがとうございます」
×「とっても参考になりました!!」

習慣によって大きな差がつく

CC、BCCで届いたメールの目的が「念のための情報共有」なら原則として返信しない。このシンプルな習慣を身につけるだけで、時間の使い方に大きな差がつきます。

例えば、次の2人を比べるとメールにかける時間がまるで違うことに気づくでしょう。

×すべてのメールに返信する人
受信メール30通=返信メール30通

◎返信すべきメールを選ぶ人
受信メール30通>返信メール5通

あなたの強みを発揮しよう

あなたの強みを発揮しよう

当たり前のことのように見えますが、このように返信メールを減らすと時間を創出できます。そう、時間は自分でつくるものなのです。その生み出した時間で本来業務に集中したり、あなたの強みをもっと発揮したりしてください。今より成果が出て、デキる人と呼ばれるようになるでしょう。


BCCで届くメールは、なぜCCより重要なの?

優先順位が高いものから並べると、宛先→BCC→CCです。
ただ、「BCCで届くメールは、なぜCCより重要なの?」そんな疑問も聞こえてきます。
BCCメールについては、CCメールより要チェック。ぜひ速読、斜め読みで目を通してください。なぜなら、送り先を隠して同じ内容を一斉に送信し、全員になんらかのアクションを求めることがあるからです。はじめから情報共有が目的と決めつけては危険なのです。

CCメール、ときにはスルーしてかまわない

では、なぜCCメールの優先順位が低いかというと、いらない情報も一方的に送られてくるからです。とくに報連相をメールでしあう職場は、お互いに大量のCCメールを送り合っています。でも、すべてが本当に必要な情報なのでしょうか? 目的が「念のための情報共有」や「万が一のときの証拠」なら、タイトルだけ見て読まずに捨てる覚悟も必要です。


以上のように「宛先」「BCC」「CC」のどこに自分のアドレスがあるかによって、優先順位を決めたり、仕事を減らしたりすることができます。メールの内容によって都度判断するよりシンプルな方法なので、ぜひお試しください。


※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。