日程調整メールの主導権は、発注者（お客様）にある
相手が返信しやすいように書こう
日程調整メール：返信しやすい例文
一度読んだだけで理解でき、しかも返信しやすいメールは嬉しいものです。そういう人と仕事をすると、テキパキと仕事がはかどるうえ、思いやりも感じます。おすすめは、メール本文に複数の候補日を挙げることです。忙しい相手に送るなら5～7つくらい候補日を挙げましょう。たとえ仕事を受ける側だったとしても、「こちらの都合で勝手を申しますが」と前置きすれば、先に提案しても失礼にあたりません。マナーをしっかり押さえてさえいれば、むしろ「仕事が速い」「やる気を感じる」と喜ばれることでしょう。
■返信しやすい文例
いつもお世話になっております。
△△社の鈴木でございます。
先日は○○のご内諾をいただき、ありがとうございました。
近いうちに貴社へ伺い、○○につき話を進めたいと思っております。
こちらの都合で勝手を申しますが、以下のいずれかはいかがでしょうか。
１．○月1日（月曜日） 14：00～15：00
２．○月2日（火曜日） 10：30～11：30
３．○月3日（水曜日） 15：00～16：00
４．○月4日（木曜日） 10：30～11：30
５．○月5日（金曜日） 14：00～15：00
上記のご都合が悪ければ、2～3つ候補を挙げてくださると助かります。
では、返信をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
日程調整メール：NG例
よくあるのは「都合のよい日はいつですか？」「都合の悪い日を教えてください」です。これはわかりにくい質問なので、返信する人は悩んでしまいます。せめて「○／○（○曜）～○／○（○曜）の間で」など、おおよその期間を示しましょう。また、「いつでもいいです」と書くと、ピンポイントで日時を指定される場合があります。「その日は先約があります」と断れば、「最初からそう言えばいいのに」とイラッとされかねないので注意してください。■返信しにくい文例
貴社を訪問したいので、都合の悪い日時を全部挙げてください。こちらはいつでもいいですよ(＾◇＾)
日程調整メール：5つのポイント
- 何の件なのか、目的を入れる
- 開始と終了予定時刻を入れる：おおよその所要時間を見積り、終了予定時刻まで書くと、先方は予定を立てやすい。ただし、相手や案件によっては開始時刻だけにする。
- 候補すべてが都合の悪い場合を想定しておく
- 日時に気を取られ、場所を忘れていないか見直す
- 「返信をお待ちしております」と、さりげなく急かす
日程調整メールは、素早く返信しよう！
日程調整メールには、お互い素早く返信することも大切です。たくさんの候補を挙げたのに、1週間うんともすんとも言ってこない人がいると困ってしまいます。仮押さえすると、他の予定を入れられないからです。もし日頃から返事の遅い相手であれば、『先約が入った場合にはご了承ください』
と書き添えておくのも一案です。あなたも日程変更などの再調整がない、一度で決まる日程調整メールを書き、仕事をサクサク進めましょう。
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