社員のご家族の訃報の連絡を受けたら、総務や給与計算事務担当者は、急いでやらなければいけないことがあります。
いざという時のために、チェックしておきたいことをまとめてみました。

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社員の家族の訃報を受けたら

急ぎ行わなければいけない手続きには、このようなものがあります。

社内文書作成
弔電・供花の手配
参列者のための用意
慶弔金手配
慶弔休暇の確認 

これらの手続きをするために、社員に聞かなければいけない情報は多いです。

聞いておきたいこと
死亡者氏名 アバウト花子
死亡者年齢 78歳
死亡年月日  2005年10月5日
社員との続柄   祖母
通夜 日時 2005年10月6日18時より
場所 ○×会館
東京都○×区×△1-1-1
03-1234-456*
告別式 日時 2005年10月7日11時より
場所 同上
喪主 名前 アバウト太郎
死亡者との続柄
死因 心不全
宗派 仏式

ですが、事務担当者として肝に銘じておきたいことは、事務担当者が「手続きをする」上で必要なこれらの「情報」は、社員にとっては、口にしたり書いたりすることが、辛く悲しいものであるということ。

訃報は突然ですし、すぐには社員にもわからないこともあるでしょう。たとえばテンプレートや文例集には、「死亡時間」や「死因」を入れるようになってるものが多いですが、これはなくても文書は成り立ちます。
また、おばあさんの年齢なども、知らないことって多いですよね…。テンプレートにこだわらず、社員に無理をさせない配慮は必要だと思います。

    
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