社員の家族の訃報を受けたら……

訃報,メール,社内,社員の親族が亡くなった場合,弔電,社員,家族

社員の家族の訃報を受けたら……


社員の家族の訃報を受けた場合、担当者が早急に行わなければいけない手続きには、以下のものがあります。
 
  • 社内文書作成
  • 弔電・供花の手配
  • 参列者のための用意
  • 慶弔金手配
  • 慶弔休暇の確認

これらの手続きをするために、社員に以下を確認します。
 
  • 死亡者氏名
  • 死亡者年齢
  • 死亡年月日
  • 社員との続柄
  • 通夜日時
  • 通夜場所
  • 告別式日時
  • 告別式場所
  • 喪主氏名
  • 死亡者との続柄
  • 死因
  • 宗派

事務担当者として肝に銘じておきたいことは、事務担当者が「手続きをする」上で必要なこれらの「情報」は、社員にとっては、口にしたり書いたりすることが、辛く悲しいものであるということ。

訃報は突然ですし、すぐには社員にもわからないこともあるでしょう。たとえばテンプレートや文例集には、「死亡時間」や「死因」を入れるようになっているものが多いですが、これはなくても文書は成り立ちます。また、祖父母の年齢を知らないことも多いですよね。テンプレートにこだわらず、社員に無理をさせない配慮が必要です。
 

社内連絡の文書作成……社員家族の訃報を知らせる

社員あてに訃報を知らせる社内文書を作ります。今はメールの一斉連絡としている企業も多いでしょう。

NO.総務-10月-001 20XX年10月5日
社員各位

総務部
平井実穂子

訃 報

営業部 顧客課 アバウト健二様の祖母 アバウト花子様(78歳)が、心不全のため10月3日、逝去されました。通夜、葬儀は、下記によって執り行われますので、謹んでお知らせいたします。


1.通夜 10月6日 18時より

場所  ○×会館
〒10*-**** 東京都○×区×△1-1-1
03-1234-456*

2.告別式 10月7日 11時より
場所  同上

3.喪主アバウト太郎様(長男)

■宛名
文例では「各部・課 御中」となっていることが多いですが、社員全員に伝える文書なら、「社員各位」がいいでしょう。「各位(かくい)」の意味は、二人以上の人を対象にして、それぞれの人に敬意を表す語 (大辞林国語辞典より)です。

■住所には郵便番号と電話番号を
郵便番号と電話番号は調べて入れておきましょう。弔電を送る時や地図を調べたりする時に便利です。

■使ってはいけない言葉
弔事の文書では、「追伸」「なお」「重ねて」等は忌言葉とされています。
 

弔電・供花の手配

■弔電は誰宛に出せばよいか
弔電は、喪主宛に出すのが原則です。喪主の名前は忘れず聞いておきましょう。社員が喪主でない場合は、喪主と亡くなられた方の続柄を聞いておいた方が良いです。これがわからないと、電文に「ご尊父様の~」等、喪主と故人の続柄を入れることができません。続柄がわからない場合は、続柄の入ってない文例を使いましょう。

また、亡くなった方が社員と同居していない祖父母の場合など、社員に聞いてもすぐには喪主がわからないこともあります。その場合は「故○○○○様 ご遺族様」宛にします。

【関連記事】
弔電の正しい打ち方とは?例文や宛名マナーを解説

■弔電の文例
社員の家族とは面識のない場合は大半でしょうから、下記のようなシンプルなものを選びます。

ご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申しあげますと共に、心からご冥福をお祈りいたします。

弔電の台紙や供花の予算は?
弔電の台紙は、押し花や刺繍などがありますが、金額に応じてデザインが違います。社内規定で金額が決められていれば良いですが、そうでなければ過去の事例を調べましょう。

供花は、告別式が行われる地域や場所で違いがありますので、規定がある場合も「一律○円」ではなく、幅を持たせていることが多いようです。こちらも、過去の事例や、葬儀が行われる斎場で手配できる供花の金額など調べて決めましょう。いずれも会社の経費支出となります。経費処理や領収書等、決められた手続きも忘れずに。

■供花はどこに頼めばいい?
供花を全国に届けてくれるサービスもありますし、花屋さんでも手配してもらえますが、無難なのは葬儀社にお願いすることです。専門の斎場で行われる場合はそこに問い合わせれば良いですし、自宅で行われる場合も、葬儀社が入っていることが多いので、連絡先を聞いてみましょう。そこを通じて頼めば、場所や時間を改めて指示することもないため確実です。
 

参列者のために地図を用意、不祝儀の一式を用意する

■地図を用意する
通夜や告別式に参列する方がいる時のために、葬儀や通夜が行われる場所の地図や交通機関を調べておきましょう。最近は、「○×会館」等の斎場で行われることも多くなりました。サイトを探してアクセス情報のページのURLを控えておきましょう。ホームページが見つからない時便利なのが、iタウンページ。電話番号だけでなく、住所と郵便番号地図も調べることができます。

■不祝儀一式を用意する
葬儀に出席する場合は、喪服を準備します。念珠、喪章、黒ネクタイがセットされたものがオフィス通販で売っています。役職者や総務担当者は葬儀に出る機会も多くなりますので、いざという時のために用意しておくと安心でしょう。セットしてあるからと間違えやすいのが「喪章」。これは遺族の方やお手伝いする場合に付けるもので、喪服の代用として普通のスーツに付けるものではありません。
 

慶弔金の手配

会社に慶弔金規定があるかどうか、またその内容については、普段から調べて把握しておきましょう。特に、社員との続柄がどこまでが対象となるのか、また、正社員のみなのか契約社員やパート、アルバイトも対象となるのかが重要です。規定の慶弔金を香典として参列者に預ける場合と、後日、慶弔金申請等を提出してもらって支給する場合がありますが、前者の場合は急ぎ不祝儀袋を用意しましょう。

表書は宗派によって違います。宗派がわからない時は「御霊前」と書くことが一般的とされていますが、事前に分かれば宗派に応じたものを用意しましょう。若い社員の場合は、本人に聞いてもわからないことがあります。専門の斎場で行われる場合は、そこに宗派を問い合わせても良いでしょう。

いざという時に限って不祝儀袋を切らしてしまった、ということがあります。ストックしておく枚数を決め、在庫を確認して補充するクセをつけましょう。また、会社からの慶弔金とは別に、「共済会」「社員会」などがあれば、そちらからも慶弔金が出ることがあります。こちらも普段から有無を調べておきましょう。

■香典の経理処理
香典は「福利厚生費」で処理することが多いです。この場合消費税は非課税になります。通常、香典の領収書はもらえませんので、社内で決められた書類を使って出金手続しましょう。ご会葬お礼のハガキを貰っていれば、添付しておけば確実です。
 

慶弔休暇の手続き

慶弔金規定と同様、慶弔休暇の有無も、続柄に応じた休暇日数、対象範囲、また、有給か無給かを普段から調べて把握しておきましょう。遠方の場合、慶弔休暇に併せて有休休暇の申請があるケースや、逆に付与された日数全てを使わないケースもあります。後からで良いので、いつが慶弔休暇だったかわかるよう、 「慶弔事項申請書」等の書面を提出してもらいましょう。
 

被扶養者である時は社会保険の手続きも必要

これは、訃報を聞いた時、急ぎ行う手続きではありませんが、亡くなったご家族が、社員の被扶養者である時は、
  • 社会保険の「被扶養者(異動)届」の提出
  • 所得税の「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の変更
が必要です。被扶養者に対して家族手当が支給されている時は、これも停止となります。何月分の給与から停止となるのか、賃金規定を確認しておきましょう。家族手当が減るということは、固定賃金の変動となるため、社会保険料の月額変更の対象となることがあります。以後3ヵ月間の給与の平均額を調べ、標準報酬等級で2等級以上違っていれば、月額変更の手続きをすることになります。
 

関連記事



※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。