取引先から訃報を受けたときのビジネスマナー、大丈夫ですか?

取引先から訃報を受けたら、まず担当者や上司に報告し、指示を仰ぎ、敏速に対応しなければなりません。電話などで直接訃報を受ける場合もありますが、あわてないで、落ち着いて対応する事を心がけます。

今回は取引先の訃報に接した時の対応として、必要の確認事項や報告、連絡などのながれをまとめてみました。

<目次>  

取引先から訃報の連絡を受けたらすること

まず上司に報告。通夜に出席するか、弔電で済ませるかなどの指示をあおいでください。自社の場合は、故人の役職によっては緊急の役員会が必要になるケースもあります。その場合も、対応は上司や担当者の指示に従うようにしましょう。
会社の関係者として参列するときは、一般の葬儀と基本的に同じです。

会社の関係者として参列するときは、一般の葬儀と基本的に同じです。


1.上司や関連部署に報告。指示を待つ
新聞や人から取引先の方の訃報を知った場合は、取引をしている担当者や総務などに問い合わせてみるといいでしょう。

2.弔電・供花・香典の手配
供花は地域や宗教によって変わってきます。また故人の意思や祭壇の都合で、辞退されることもあるので、事前に確認をしておくこと。

3.通夜・葬儀の参列など上司と相談
遺族と面識がないことも当然多いので、自分の立場を受付で示しましょう。その場合、「仕事の関係でいつもお世話になっております。△△社●●と申します」と述べます。

※取引先に社内の訃報を知らせる場合は、相手側に手短に用件を伝えます。
「突然のお電話で申し訳ありません。実は……」など

尋ねられたら、通夜、葬儀の連絡事項をFAXで送信すればよいでしょう。また、後で取引先の訃報を知った場合は、担当者や相手側の総務に問い合わせをしてみて下さい。
 

取引先の葬儀に参列し受付で名刺を出す場合

名刺の右肩に「弔」と書きましょう。または名刺の左下を内側に少し折り曲げて差し出します。名刺を渡しても必ず弔問者名簿に記帳することを忘れないように。

■上司の代理として出席する時は?
上司の名刺に「弔」と書き、自分の名刺に「代」と書いて一緒に差し出すとよいでしょう。 この時、記帳は上司の肩書きと名前を記しますが、うっかり自分の名前を書かないように気をつけること! もちろん香典袋の表書きも上司名のものです。

 

お悔やみの言葉はどう伝える?

語尾はあいまいにしても差し障りありません。

「このたびはご愁傷さまです」
「心からお悔やみ申し上げます」
「胸中お察しいたします」
「このたびはとんだことで……」

なお、キリスト教では、人の死は終わりでなく神の元に召されることと考え、葬儀は神に対する感謝、故人を懐かしむ儀式。「安らかなお眠りをお祈り申し上げます」という言い方が一般的です。
お悔やみの挨拶は、余計なことを言わないで、言葉少ない挨拶が無難です。

お悔やみの挨拶は、余計なことを言わないで、言葉少ない挨拶が無難です。


いかがでしたか? 会社関係の訃報を受けたら、いくら故人と親しかったとしても一人で判断しないで、組織の一員として対応すること。必ず上司や同僚と相談して行動して下さい。

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