電話伝言メモには定型部分が不可欠!

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電話メモの書き方


なるべくキレイな字で、スピーディに伝言メモを書くには、定型部分が不可欠です。手書きのニガテなガイド平井、手書き部分を極力減らす、という点にこだわって、伝言メモを作ってみました。

特に目新しい部分があるわけではないのですが、市販されているものやダウンロードできるものの中から、自分の欲しい項目が全部入ってる伝言メモをみつけることはたいへん……作った方が早いですよ。

伝言メモ
  1. よく使う「用件」を作っておく
  2. 「伝言」欄には罫線を
  3. 「受」欄は一工夫
 

電話伝言メモの作成ポイント1.よく使う「用件」を作っておく

よく使う「用件」をあらかじめ作っておき、チェックボックスだけで伝えることができるようにしておきます。ここの部分があらかじめ作ってある電話メモも市販されていますが、自分で作れば、会社や部署独自の「用件」をプラスすることができます。
電話伝言に限らず、必要に応じて、

□ ご来社(店)されました
□ 荷物が届いています
□ 振込入金を確認しました

等を加えるのもいいですよ。
 

電話伝言メモの作成ポイント2.伝言欄には罫線を

チェックボックスだけで済まない「用件」は、やっぱり書かなければいけません。ここが空白だと、字の苦手な人はバランスが取りにくいんです。少しでも綺麗な字が書けるよう、ぜひ罫線を入れておきましょう。
 

電話伝言メモの作成ポイント3.通話を担当した「受」欄は工夫を

「誰が電話を受けたか」を記入するらんは、後で問い合わせを受ける際に必要ですので、必ず作っておきましょう。 ここに自分の名前を記入するわけですが、字が苦手な方は、自分の名前を書くのも苦手……。

手持ちのメモに、あらかじめ印を押しておくとスピーディでキレイ。部や課ごとにメモを作るなら、電話を受ける人を印字しておくという手もあります。あまり人数が多いと見づらいので、3名くらいが限度かも。
 

文字数も少なく、伝言内容が相手に伝わりやすいメモが完成

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電話メモ


「鈴木部長。2時に、日本橋企画の鳥井様よりお電話がありました。折り返しお電話お願いします。用件は、9月に行うイベントの件とのことでした」

このメモを使えば、口頭で伝える通りに書けば61文字の文章を、20文字まで減らせます。苦手なひらがなも、「の」だけに!これで少しはキレイな字に見える……ハズ。

「キレイな字を書きたい」ということの解決にはなりませんが(笑)、書く部分が少なければ、丁寧に書いても時間を取られませんし、何より伝えるべきことがぐっとわかりやすくなります。ぜひアレンジして、自分だけのオリジナル「伝言メモ」を作ってみて下さいね。

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