まだの方は前編「美しい伝言メモの書き方」も読んで下さいね。


なるべくキレイな字で、スピーディに伝言メモを書くには、定型部分が不可欠です。
手書きのニガテなガイド平井、手書き部分を極力減らす、という点にこだわって、伝言メモを作ってみました。

クリックすると大きくなります

特に目新しい部分があるわけではないのですが、市販されているものやダウンロードできるものの中から、自分の欲しい項目が全部入ってる伝言メモをみつけることはたいへん…作った方が早いですよ。
 

1. よく使う「用件」を作っておく

よく使う「用件」をあらかじめ作っておき、チェックボックスだけで伝えることができるようにしておきます。

ここの部分があらかじめ作ってある電話メモも市販されていますが、自分で作れば、会社や部署独自の「用件」をプラスすることができます。
電話伝言に限らず、必要に応じて、

□ ご来社(店)されました
□ 荷物が届いています
□ 振込入金を確認しました

等を加えるのもいいですよ。


2.「伝言」欄には罫線を

チェックボックスだけで済まない「用件」は、やっぱり書かなければいけません。
ここが空白だと、字の苦手な人はバランスが取りにくいんです。少しでも綺麗な字が書けるよう、ぜひ罫線を入れておきましょう。

自分ではまっすぐ書いてるつもりなのに(涙)

 

3.「受」欄は一工夫

「誰が電話を受けたか」を記入するらんは、後で問い合わせを受ける際に必要ですので、必ず作っておきましょう。



ここに自分の名前を記入するわけですが、字が苦手な方は、自分の名前を書くのも苦手…。
手持ちのメモに、あらかじめ印を押しておくとスピーディでキレイ。
部や課ごとにメモを作るなら、電話を受ける人を印字しておくという手もあります。
あまり人数が多いと見づらいので、3名くらいが限度かも。