ビジネス文書……ビジネスは「文書主義の原則」で成り立つ
文書一つで印象が変わります。
社内の人だけでなく、お客様や取引先と約束をする、日時を決める、金額を伝える、など……。そのとき口頭でやりとりし、記憶だけに頼ると危険です。キチンと文字に残してお互いに確認しあわないと、あとから「言った」「言わない」の誤解が生じることがあるからです。
そこでビジネスでは「文書主義の原則」があります。
つまり、「大切な情報は口頭だけでなく、文書にして記録や証拠として残す」というルールが存在するのです。
私文書とビジネス文書は違う
たとえ書き手が同じ人であっても、私文書（プライベートで書くもの）とビジネス文書では、責任の重さがまるで違います。私文書の主語は「Ｉ（私）」ですから、責任を負うのも個人。
でもビジネス文書となると、主語はＷｅ（私たち）に置き換わり、当社、当部のメッセージとして発信されます。さらに保存や公開されたり、証拠に残る可能性もあるため、迷ったときは自己判断せずに上司の指示をあおぎましょう。
また、メールであれば、いくら親しい相手だとしても公私混同せずに、誰が読んでもおかしくない内容にしなければなりません。
「費用対効果の視点」を忘れずに
あなたが精魂こめて作成した文書。それなのに、読み手からこんな風に言われたことはありませんか？「読んでも理解できないよ」「要するに何が言いたいの？」「私にどうしてほしいの？」……
もし、あなたの文書が分かりにくいなら、読み手はあなたに質問や確認をしなければなりません。そうやって、書き手と読み手の往復回数が増えるのはいかがでしょう。一通の文書で理解できたら、お互いの仕事がサクサク進むのに……。
そう、仕事をするときに忘れてならないのは、「費用対効果の視点」です。文書であれば、ズバリ「効率的に書き、業績向上に結びつけること」を意識しましょう。
読み手の満足ありき
ビジネス文書では、情報を相手に正しく伝え、こちらの意図する行動を起こしてもらうのが目的です。ですから、「読み手を満足させる視点」を忘れてはなりません。まずは「目的を明確にすること」から始めましょう。
目的とは「何のために書き、読み手にどのような行動を期待するのか」ですが、「自分目線」と「相手目線」という言葉を使って説明します。
多くの人は、自分が書きたいことや知りたいことを書きます。でも自分目線で一方的に書いてしまうと、書き手の一人作業や自己満足に陥りやすいのです。
ぜひ読み手の顔を頭に浮かべて「相手目線」にシフトしてから書きましょう。
具体的には、読み手が「知りたいこと」「興味があること」「得になること」を盛り込んでください。専門用語や難しい語彙を並べる必要はありません。むしろ誰にでも伝わる文書が求められているのです。
相手や目的によって書き方は変わる！
文書には、いろいろな種類があります。たとえば、「送付状」「報告書」「企画書」など実務に即したものから、「お礼状」「挨拶状」など不定期に書くものもあるでしょう。また、社内文書と社外文書にも違いがあります。
社内文書なら、読み手はビジネス上の”身内”ですから、単刀直入に用件を伝えれば充分。効率性を重視し、とことんムダを省くのが一般的です。
しかし、社外へ出す文書には、「心」を添える配慮も必要となってきます。敬語を使い、丁寧な挨拶文を忘れずに書きましょう。
これは、女性のお化粧を例にすると分かりやすいかもしれません。家族とウチの中で過ごすならスッピンでＯＫ。でも会社へ行ったり、誰かさんと出かけるときには身だしなみを整え、お化粧をする。文書だって相手や目的によって書き方や体裁を変えるのです。
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