ビジネス文書の作成に自信はありますか?

ビジネス文章、本当に自信をもって書けていますか?

「ビジネスパーソン」と「文書作成」というのは、切っても切れない関係です。仕事をしている方なら誰でも、毎日何らかの文章を書いているでしょう。例えば、会議の議事録、新製品の企画書、顧客への提案書といったフォーマルなものから、上司へのちょっとしたメール、電話のメモまで。
 
ビジネスでは毎日メモ等何かしらの文章を書いているでしょう

日々書いている文章の出来映えに、どの程度自信が持てているだろうか?


しかし、自分が書いた文章に対して、こんな風に上司や顧客に言われたことはありませんか?

「何が言いたいのかよくわからないんだけど」
「~~って書いてあるけど、これってホントなの?」
「言いたいことって本当にこれで全部だっけ?」

思い当たる節があるあなたは、知らず知らずのうちに論理的ではない「自分だけにしかわからない文章」を書いてしまっているのかもしれません。
   

ロジカルライティングはビジネス文書作成に必要な技術

ビジネス文書を書くにあたって、一番重要なポイントは「論理的に考えること」です。

ではビジネスシーンで求められる文章とはどのようなものでしょうか。社外向け・社内向けを問わず、ビジネス文書とは「何かを相手に伝えるため」に書かれます。特にビジネスにおいては、詩や小説を書いているわけではないので、要件を正確に、簡潔に、わかりやすく、論理的に相手に伝えることが重要になります。

自分の頭の中でさえ整理されていないことを、誰か他の人に伝えることは至難の業ですよね。何も考えずに文章を書き始めると、途中で自分が何を書いているのか、何が言いたかったのかわからなくなってしまうことも多いのではないでしょうか。そのような状況に陥らないようにするために、論理的に考えて、言いたいことを整理してから書くことが必要なのです。
 

ロジカルライティングとは論理的に整理し書くためのスキル

<論理的な主張の構造>
論理的な主張の構造
 
縦(直列)方向、横(並列)方向に話が繋がった状態が、「論理的」な状態

自分の言いたいことを論理的に整理し、わかりやすく書くためのスキルをロジカルライティングといいます。では「論理的」とはどういうことを指すのでしょうか? 私は論理的とは「話がちゃんと縦と横につながっていること」だと考えています。

話をつないでいくには、縦(直列)につなぐか、横(並列)につなぐか、のどちらかしかありません。この縦と横が全部「ちゃんと」つながった状態が、「論理的な」状態であり、その状態を創り出すことを「構造化」といいます。

論理が縦につながった状態とは、「誰が見ても因果関係が理解できる」状態を指します。例えば「商品が売れたので、業績が向上した」「社員数が減ったため、1人あたりの業務が増えた」など、「Aだから、B」と説明して、ほぼ万人に理解される状態です。

論理が横につながった状態とは、「誰から見ても全体がカバーされていて、漏れもダブりもない」という状態を指します。例えば「今の仕事をしている理由は、やりがいがあり、自らの適正が高く、待遇が良いからだ」「この事業に参入すべきだと考えているのは、市場が伸びており、競合がおらず、自社の強みが発揮できるからだ」など、「Aは、BとCとDの3つ」と説明して、ほぼ万人に理解される状態、つまり説明用語でいうとMECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)、抜け漏れもダブりもなく全体をおさえられているという状態です。

このように話の縦と横の論理がつながっていて、分かりやすい文章を書くスキルをロジカルライティングといいます。
 

論理がつながっていないと相手は納得しない

 <縦と横の論理とは>
縦横の論理
 
 人が納得しない場合の反応は「本当にそうなの?」と「それ だけなの?」の2つ

論理的に自分の話がつながっているかどうかは、相手の反応を見ればわかります。なぜならば人は話がちゃんとつながっていなければ、相手の話に納得しないからです。その場合の反応は大きく「本当にそうなの?」と「それだけなの?」の二種類に分類されます。

「本当にそうなの?」と言われた場合、それは話が飛んでいるということであり、縦の論理がつながっていない・またはつながりが弱い、つまり因果関係がおかしいということになります。

「それだけなの?」と言われた場合、それは話が抜けているということであり、横の論理がつながっていない・またはつながりが弱い、つまり全体のとらえ方がおかしかったり、漏れやダブりがあったりするということです。ロジカルライティングを実践する場合、相手の反応を見ながら、自分が論理的に考えられているのかどうか常に確認していくのがポイントです。
 

論理的かどうかは文書の読み手が決めるもの

重要なのは、「論理がきっちりつながっているか、つながっていないかを決めるのは、自分ではなく相手側」ということです。自分なりにいくら論理的に考えたり、書いたりしたつもりでも、読み手側がそう感じていなければ、それは論理的とは言えません。

「自分の論理は絶対に正しい」と信じてしまうのは非常に危険です。自分の論理を信奉しすぎると、考えが凝り固まってしまい自己成長できなくなってしまいます。常に「論理的かどうかは、相対的なもの」であり、「自分ではなく相手側が決める」ものだということを肝に銘じて下さい。相手が誰であっても、あるいはどんな状況であっても相手を納得させられる状態が「真の意味での論理的」なのです。

相手を納得させられる、分かりやすい文章を作成することが出来れば、説得力も増し、ビジネスの上でも頼れる存在だと一目置かれるようになります。ビジネスで役立つロジカルライティングをマスターすれば論理的に考えるスキルもアップし、あなたのビジネススキルを磨くことができます。

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