お礼状をビジネスに役立てる方法

お礼状はビジネスにおいて大切なこと


営業マンは、お礼状の大切さはわかっていてもなかなか続けられません。なんと言っても継続が大切。お礼状で押さえるべきポイントについて3つの「S」を使ってお話します。

<目次>  

お礼状をビジネスに活かすポイント1:SPEED~素早く    

お礼状をビジネス・営業で活かすポイント

お礼状は感謝の気持ちを込めて、素早く投函


これは基本中の基本。なぜってお礼状の目的を考えれば明白です。 目的は、あなたの印象を良くするための「相手への感謝の表現」。ですから、時間が経ってしまったら、「感謝したことを思い出した=忘れていた」と相手には映ってしまいます。

「書かなければいけない」というタスクを抱え続けることは、人間にとっては負担になります。それに実際、お礼が言いたい気持ちが発生したとき(訪問や成約直後)の方が感謝バロメーターが高いですから、圧倒的に言葉がスムーズに出てくるはずです。お礼状は生ものと考え、腐らないうちに発送してしまいましょう。 しかし、ずっと書こうと書こうと思っていても、ついつい時間が経ってしまう。これがほとんどの方の本音ですよね。 ただし、お礼状を書き続けることによって、優秀な成績を誇る営業マンがいらっしゃるのも事実です。

以前、私が営業マン向けの講師をした際に知り合った保険営業マンの方は、ご紹介により県外にもお客様ができるとのこと。県外まで探さなくとも、保険営業マンはいくらでもいるはずです。「たとえ県外でもこの人に!」と思われるなんて、すごいなと思いました。

お話したときの雰囲気でも彼の好感度は高かったのですが、その後すぐにお礼状が届いたのです。その「素早さ」とお礼状から伝わる「前向きさ」は印象的でした。もちろんお礼葉書だけで彼の成績が成り立っているわけではないでしょうが、遠方の方へも紹介を受けることができるというのも大変納得できました。

印象に残るというのは、言い換えれば思い出してもらいやすいということですから、営業マンにとっては大事なこと。ニーズが沸き次第、ご連絡いただける可能性が高くなりますから、商談のチャンスが広がるといえるでしょう。見習いたいものですね。
 

お礼状をビジネスに活かすポイント2:SIMPLE~簡単に仕上げる工夫    

簡単に仕上げる最大のメリットは、なんと言ってもあなたにとって負担が少ないことです。そのためには、以下の2つをルール化してしまいましょう。
 
  1. お礼状に必要なものをセットにし、身近なところに置いておく(携帯しておく)
  2. 文章は短く書く

筆まめな方はみな、デスクの手が届きやすいところに「筆まめセット」を用意しているか携帯しています。前出の保険営業マンの方もきっと「筆まめセット」として、葉書、ペン、住所録等を携帯されていて、隙間時間、つまり待ち時間などにさらさらと書かれているのだと思います。短く書くためのテクニックとして、私が知る筆まめ社長は絵葉書を使われています。理由は明白。絵葉書だと、必然的に記入スペースが少ないので短文でも違和感がありませんよね。
 

お礼状をビジネスに活かすポイント3:SENSE~気の利いたもの    

お礼状をビジネス・営業で活かすポイント コメントに自信がない時は絵葉書を使う

コメントに自信がないときは、絵葉書を使って気持ちを伝える


しかし、いくら短くても、ありきたりの文章の羅列ではあまりにも味気ない。できたら気の利いた台詞を書きたいものです。

コメント力に自信のない方は、絵葉書自体に凝るのはでどうでしょうか。 凝った葉書(?)として、本物のスルメが葉書になった「するめーる」なんてものもあります。絵葉書だとコストがかかるというのであれば、自筆でそれなりのものを作るという方法もあります。「絵」ではありませんが、大きく感謝の言葉を書いたものを葉書にコピーして利用します。多少余白を作り、一言だけコメントを記入すればよいのです。

さてここで、私が今までで一番感銘を受けたお礼状についてお話しましょう。私の研修の受講生からいただいたお葉書です。なんと 宛名に「マーキュリッチ無限会社」と書かれていたのです。弊社は現在株式会社に社名変更しましたが、当時有限会社でした。「無限に発展しますように」という願いを彼が込めてくれたのが伝わってきました。今回株式会社化できたのも、彼の願掛けのおかげがあるかもしれません。この葉書は今でも大切にとってあります。
 

相手から頂いたお礼状は手本用にファイリング    

これも私の知人の話ですが、お礼状を書くとき、今までいただいたお礼葉書を手本にしているそうです。お礼状の中で印象的なもの、お手本になるものをクリアファイルに保存しているとのこと。そのマメさももちろんですが、一番素晴らしいのは、手本にできるほどの「質の高い」お礼状を、ファイリングできるほどの「量」を集めていることではないでしょうか。

今回私は、お礼状をの書き方のコツを「SPEED」「SIMPLE」「SENSE」の3つの観点でご案内しました。お礼状を書くことはもちろん大切です。皆さんに是非続けてもらいたいと思います。しかし、営業マンたるもの、自分の仕事を通してお礼状をいただけるような「感謝される仕事」を積み重ね、「感謝の言葉」を集めていきたいものですね。

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