伝えにくい取引先への『契約終了』の挨拶もメールなら連絡しやすい
契約終了の挨拶メール文例
継続していた契約や取引を見直すときは、こちらから『契約解除』『取引終了』『業務委託終了』などを言い出さなければならないことがあります。ただ、新規契約のときと違い、言い出しにくいのも本音です。まずはメールを送って手続きを進めましょう。大切なのは、これまでの厚意に感謝し、理由を添えて丁寧に断ること。そのまま使える文例、テンプレートや断るときのポイントをお伝えしますので、ぜひお役立てください。
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『契約解除』『取引終了』を伝えるメールの挨拶：テンプレート文例
まずは契約終了を伝えるメールのテンプレート文例をご紹介します。＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
件名：今後のお取引につきまして
株式会社□□
○○様
いつもお世話になっております。
△△社 鈴木でございます。
日頃より貴社にはご尽力いただきありがとうございます。
契約更新の時期となりましたので、なんとか継続できないものかと
社内で検討を重ねてまいりました。
しかし、不本意ながら諸般の事情により、契約更新を見送るとの結論に至りました。
つきましては、事情をご賢察くだされば幸いです。
契約終了に際し、必要な書類がありましたらご送付願います。
またお声をかけることもあるかもしれませんので、その節はよろしくお願いいたします。
貴社のますますのご発展を祈念しております。
△△株式会社 業務推進室
マネジャー 鈴木真理子
TEL：03-XXXX-XXXX
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
ポイント1：契約終了の意思を明確に伝えつつ、配慮も必要
賢く感じよく断ろう
メール文例で押さえたいポイントをご紹介します。相手のことを思い、回りくどい表現にすると、相互で受け取り方が違ってしまうことがあります。ビジネスですから、ここはキッパリ断ることを念頭に置きましょう。そうはいっても断り文のみですと失礼な印象を与えてしまいます。忘れてならないのは、これまでのお礼です。
御礼を述べたうえで下記の言葉を使うと、申し訳ないという気持ちが伝わります。
・不本意ながら
・残念ながら
・遺憾ではございますが
なお、『お断り』『終了』『中止』『解除』『停止』などの言葉はきつく感じるので、『ご辞退』『ご遠慮』『見送る』などの表現に変えてもかまいません。
ポイント2：契約解除の理由は取引先へ伝えてもいいの？
お断りするとき理由は必ず書きますが、相手の心証を害さないようにします。当たり障りのない理由にすると角が立ちません。
例えば
・諸般の事情により
・予算の都合上
・業務全般を見直すことになり
などがおすすめです。正直に「不満足なので」「社内の評判が悪いので」「もっとよい（安い）取引先を見つけたので」などと書けば、品格や知性を疑われかねませんね。
ポイント3：結びに社交辞令は書くべき？
結びのフレーズに社交辞令を書くべきかどうかも迷うところです。この先見込みがあるなら、「またお声をかけさせてもらう」などと書いてよいのですが、案件や相手によって判断するのが賢明です。というのは、社交辞令のつもりでもメールは証拠に残ります。安直に今後の可能性を示唆すると「その後いかがですか？」と、しつこく営業される可能性も。そのたび断るとなると面倒なので、慎重にしてください。誠意の伝わるメールなら相手も納得してくれるもの。よい印象のメールを送って、契約や取引を気持ちよく終わらせましょう。
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