読み手への気配りを忘れない

「早く返信したくなる」「頼まれると協力したくなる」、そんなメールをもらったことはありませんか? 読むとなぜだか心地いい。そう思った理由のひとつは、自分への「気配り」を感じたからではないでしょうか。読み手への配慮が伝わる文章だと、仕事がスムーズに行えます。

反対に相手への配慮が伝わらない文章では、目的を達成しにくい場合があります。忙しいからとストレートで簡潔な表現で書いてしまうと、相手をカチンとさせることがあるので気をつけましょう。ビジネスメールに大切なのは、情報の正しさ、わかりやすさですが、気配りも忘れてはいけませんね。

次の例文をご覧ください。ビジネスシーンで何気なく使いやすい言葉を5つ挙げ、それぞれを気配りの伝わる言葉に書き換えました。元の文も間違いではありませんが、ビジネスライクで冷たい印象を与えかねません。言葉の使い方によって印象が変わることを確認してみましょう。

シーン1:頼んだ仕事が上がってきたとき

△ これで問題ありません。

◎ このまま進めていただければと思います。
◎ 私どもの意図を汲み取っていただき感謝しております。


<ポイント>
・「問題がない」という否定文でなく、肯定文でやわらかく表現する
・こちらの依頼に対して期待どおりならば、そこへの感謝を伝える
・「思います」は、自分の考えをやわらかく伝えるときに向く
相手の気持ちを想像しよう

相手の気持ちを想像しよう


シーン2:目上の人にお願いするとき

△ ~してください。

◎ お願いしてもよろしいですか。
◎ ~していただけますと幸いです。
◎ ~してくださると助かります。


<ポイント>
・部下や目下の人から「してください」とあると、指示や命令をされるようで不快感を抱く人がいる
・問いかけにしたり、「私」を主語にして気持ちを伝えると印象がよくなる

シーン3:久しぶりの相手へメールを送るとき

△ お世話になっております。

◎ ご無沙汰しております。
◎ 久しくご連絡も差し上げず、申し訳なく思っております。

<ポイント>
・定番の挨拶「お世話になっております」と書くより印象がよい
・「ご無沙汰」とは、長い間連絡や訪問をしていないことを丁寧に表す言葉
・「お世話になっております」の挨拶は併用しない

シーン4:目上の人へ手短にお礼を伝えるとき

△ 取り急ぎお礼まで。

◎ まずは、お礼申しあげます。

<ポイント>
・「取り急ぎ」は、「忙しくて急いでいるので取りあえず」というニュアンスなので、「まずは」とする
・「お礼まで」で止めるより、「お礼申しあげます」と敬語を使うと丁寧
・後からもう1通送り、あらためてお礼や感想を伝えるとさらに気持ちが伝わる

シーン5:最後の一文を書くとき

△ 用件は以上です。

◎ ご不明点などありましたら、遠慮なくお問い合わせくださいませ。
◎ それでは、よいお返事をお待ちしております。
◎ 引き続き、よろしくお願いいたします。


<ポイント>
・「用件は以上です」と断定して終えるより、今後につながるような一文にする
・一方的でなく、相手が返信しやすい結びにする

同じことを伝えるにしても、言葉の選び方によって印象が変わります。仕事のできる人は、相手の心をつかむメールが書けるのだと思います。特に目上の人やお客様にメールを送るときは、気配りをトッピングしてみてください。するとあなたの味方やファンが増え、仕事がはかどることでしょう。

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