転送メールのマナー1:タイトルは変えない

メールを転送する時のマナーと書き方の心得とは

メールを転送する時のマナーと書き方の心得とは

ビジネスメールは、原則として相手の承諾なしに勝手に転送してはいけません。ただし、業務上必要であれば、正しく転送するようにします。たとえば、上司から仕事の指示が、転送メールとなって担当者に届くこともあるでしょう。また、自社のホームページに届いた“お問い合わせメール”が当該部署に転送されることもありえます。

転送メールの件名には「Fw:」が付くので、基本的に件名を変えないようにします。タイトルを変えなければ、転送メールであることが一目瞭然です。逆に件名を丸ごと書き換えてしまうと、受け手は、事の経緯を把握しづらくなってしまうことでしょう。
 

転送メールのマナー2:本文を短く書き添える

転送メールのポイントをおさえよう

転送メールのポイントをおさえよう

転送メールの本文に、なにも書かない人がいます。すると受け取った相手は、なぜ自分に届くのか、自分は何をすればよいのか当惑しかねません。もしかしたら、やりたくない仕事を押し付けられたのかも? 自分をアシスタントや雑用係だと思っているのでは? などと猜疑心をあおることも。そんな誤解をされないよう、1~2行でよいので本文を書き添えるようにしましょう。

では、具体的なメールを見ていきましょう。
まずはシーン設定です。

ある企業では、一般のお客様からの問い合わせにメールで対応しています。
お客様相談室で受信し、内容を確認してから当該部署に割り振ります。
 

転送メールのNG文例

まずは、お客様相談室から、当該部署へ転送されたNGメールをご覧ください。

--------------------
件名:お客様相談室の綾小路です。

本文:(加筆なし)
-----Original Message----- 
From: hanako.sugawara@XX.jp
Sent: Wednesday, December 10, 20XX 11:39 AM
To: contact@XX.jp
Subject:ホームページよりお問い合わせ021

貴社製品を購入したのですが、不良品と思われます。
至急対応してください。 (以下略)
--------------------

あなたが、このメールを受け取ったら、いかがでしょうか?
件名で、社員が名乗っているものの、本文そのままを転送してきています。内容は、お客様からのクレームに近い問い合わせですが、なぜ自分宛に届くのか、このメールをどう処理すればよいのか、疑問に感じませんか?

その疑問を解消すべく、転送メールのOK文例をご紹介しましょう。
 

転送メールのおすすめ文例

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件名:Fw:ホームページからのお問い合わせ021
本文:
商品開発部 ○○課長

お客様相談室の綾小路<内線 3059>です。

お客様より以下の問い合わせがありました。
回答は、貴課の担当になるため転送します。

直接お客様に返信を、情報共有のため本アドレスをBCCに入れてください。
よろしくご対応願います。

-----Original Message----- 
From: hanako.sugawara@XX.jp
Sent: Wednesday, December 10, 20XX 11:39 AM
To: contact@XX.jp
Subject:ホームページよりお問い合わせ021

貴社製品を購入したのですが、不良品と思われます。
至急対応してください。 (以下略)
--------------------

 

転送メールのマナーと心得、5つのポイント

1.転送先の受け手を宛名に書き、責任者をハッキリさせる
2.本文に転送であること、転送する理由を書く
3.受け手にしてほしいことがあれば、内容をハッキリ書く
4.転送する部分は勝手に書き換えない
5.転送部分の個人情報は、場合によっては削除する
 

メールは情報のキャッチボール

部下や後輩をやる気にさせよう

部下や後輩をやる気にさせよう

メールはキャッチボールです。投げる人がいれば、受け取る人がいる。一方的に投げるのではなく、受け取る人が、効率よく気持ちよく仕事ができる配慮をしましょう。


そういえば会社員の頃、直属上司から社内メールを転送され、指示を受けることがよくありました。ひとりの上司は、いつも「鈴木さんに対応してほしいので、よろしく!」と一文添えてくれます。部下としては、「あなたにお願いしたい」と指名されたようで、がぜんやる気になったものです。

転送したからといって知らんぷりせず、関わった一人として責任を持ち、フォローする気配りも必要です。転送後の経過は、必要に応じてCCやBCCで自分にも送信してもらうと、情報共有が図れることでしょう。

また、たとえ短い文章でも敬語の使い方には気をつけましょう。謙譲語と尊敬語の使い分けもきちんとおさえ、無駄のない転送メールを送れるようにしましょう。

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